Backoffice Spezialist

Aufgaben

Projektdokumentation & BAFA-Fördermittelmanagement

Du dokumentierst laufende Beratungs- und Förderprojekte strukturiert und vollständig. Dazu gehört die Aufbereitung von Projektinformationen wie Notizen, Calls und Ergebnissen sowie die Pflege aller relevanten Unterlagen. Du stellst sicher, dass Informationen jederzeit nachvollziehbar sind und erkennst fehlende Angaben oder offene Punkte frühzeitig.

Vorbereitende Buchhaltung

Du sammelst und prüfst Belege, bereitest Unterlagen für Steuerberater und Buchhaltung vor und pflegst Rechnungs-, Zahlungs- und Belegübersichten. Dabei sorgst du für Ordnung, Vollständigkeit und saubere Abläufe.

Administrative Unterstützung der Geschäftsführung

Du unterstützt die Geschäftsführung im administrativen Tagesgeschäft, bereitest Unterlagen und Recherchen vor und hältst interne Strukturen und Ablagen aktuell. Du sorgst dafür, dass Ordnung, Übersicht und Verlässlichkeit im Hintergrund jederzeit gewährleistet sind.

Qualifikation

Erfahrung im Backoffice und in administrativen Tätigkeiten

Du bringst Erfahrung in administrativen, dokumentations- oder sachbearbeitenden Tätigkeiten mit, zum Beispiel im Backoffice, als Assistenz, in einer Steuerkanzlei, in der Verwaltung oder in einem vergleichbaren Umfeld. Du bist es gewohnt, mit Unterlagen, Dokumenten und strukturierten Informationen zu arbeiten und diese sauber aufzubereiten.

Eigenständiges, fokussiertes Arbeiten

Du kannst dich gut konzentrieren, arbeitest eigenverantwortlich und gehst Aufgaben strukturiert und gewissenhaft an. Du legst Wert auf saubere Ergebnisse und hast Freude daran, durch deine Arbeit dazu beizutragen, dass ein wachsendes Unternehmen strukturiert, stabil und handlungsfähig bleibt.

Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Du arbeitest organisiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick. Klare Abläufe, Routinen und saubere Prozesse sind für dich selbstverständlich und helfen dir, konstant gute Ergebnisse zu liefern.

Digitale Affinität

Du arbeitest sicher mit digitalen Tools wie Google Workspace, MS Office, Slack, ChatGPT oder vergleichbaren Anwendungen. Du hast Freude daran, digitale Ablagen und Systeme übersichtlich zu halten und dich in neue Tools schnell einzuarbeiten.