ABTEILUNGSASSISTENZ Kommunikationssysteme am Standort Bonn (in Teilzeit)

Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 75 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32.000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.

Wir, das Fraunhofer-Institut für Kommunikation, Informationsverarbeitung und Ergonomie FKIE, bieten Ihnen ab sofort in Bonn eine spannende Tätigkeit als Assistent*in der Abteilung >>Kommunikationssysteme<< (KOM).

Das Fraunhofer-Institut für Kommunikation, Informationsverarbeitung und Ergonomie FKIE erforscht neue, innovative und intelligente Führungs- und Informationssysteme. Hierbei bieten wir unseren rund 500 Mitarbeitenden anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum. Die Abteilung KOM entwickelt komplexe Hard- und Software-Systeme zur effizienten Nutzung, Aufklärung und Störung von Kommunikationssystemen. Aus einem profunden Verständnis der Anforderungen realer Einsatzszenarien entstehen Konzepte, Methoden und Funktionsmuster, die zusammen mit nationalen und internationalen Partnern bis zu praxisgerechten Lösungen umgesetzt werden.

Als Abteilungsassistenz unterstützen Sie unsere wissenschaftliche Fachabteilung und tragen somit entscheidend zum Erfolg des Instituts bei.

Ihre Aufgaben

• Konkret unterstützen Sie die Abteilungsleitung und die Forschungsgruppen bei organisatorischen als auch administrativen Aufgaben.
• Meetings und Veranstaltungen wie Projekt-Treffen und Foren planen und begleiten Sie eigenständig, unterstützen beim Gästeempfang sowie der Gästebewirtung und übernehmen die Abrechnung der Bewirtungskosten.
• Sie erstellen Dienstreiseanträge und unterstützen bei der Planung, Vorbereitung und Abrechnung von Reisen, einschließlich der Buchung von Reisemitteln und Hotels.
• Sie unterstützen die Abteilung bei Beschaffungsprozessen mit SAP, bei Personalvertragsangelegenheiten und bei der Genehmigung von Veröffentlichungen.
• Allgemeine administrative Aufgaben wie die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von Post, Ablage, Schriftverkehr sowie die Kommunikation per E-Mail und Telefon - auch in englischer Sprache - gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich.
• Zudem vertreten Sie zuverlässig die Assistenz am Standort Wachtberg bei Abwesenheiten.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Office-Organisation, Sekretariat oder Assistenz
• Sehr gute MS-Office- und vorteilhafterweise SAP-Kenntnisse
• Mündliche und schriftliche Kommunikationssicherheit auf (sehr) gutem Deutsch und Englisch
• Nicht zuletzt zeichnen Sie sich durch ein gewisses Organisationstalent, eine hohe Teamfähigkeit, freundliches Auftreten und eine zuverlässige, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise aus.

Was wir bieten

Als Abteilungsassistenz sind Sie bei uns Teil eines engagierten und kollegialen Teams, das Sie bereits während der Einarbeitung umfassend unterstützt. Am Fraunhofer FKIE leben wir eine familienfreundliche und internationale Kultur.

• Möglichkeit flexibler Arbeitszeiten und mobilen Arbeitens
• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch Weiterbildungsmaßnahmen
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Zugang zu einem vergünstigten Deutschland-Jobticket
• Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Kontakt

Fragen zu dieser Position beantworten gerne: Dr. Markus Antweiler Tel.: +49 (0) 228 9435-811

und

Prof. Dr. Frank Kurth Tel.: +49 (0) 228 9435-868