Personal Assistant (m/w/d) – Persönliche Unterstützung des Geschäftsführers in Teilzeit

GBS Arbeitsschutz GmbH

Die GBS Arbeitsschutz GmbH ist ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutz, brandschutztechnische Wartung und Arbeitsmedizin.

Du arbeitest strukturiert, denkst aktiv mit und übernimmst Verantwortung, um die Geschäftsführung im Alltag effektiv zu entlasten? In dieser Rolle bist Du die enge rechte Hand des Geschäftsführers, filterst Informationen vor, koordinierst Termine, priorisierst Aufgaben und sorgst dafür, dass Abläufe zuverlässig organisiert werden.

Das bieten wir

• Einen sicheren, langfristigen Arbeitsplatz in Teilzeit (ca. 30 Stunden/Woche)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung mit einem hybriden Arbeitsmodell: 3–4 feste Tage pro Woche im Büro, übrige Zeit im Homeoffice (nach der Einarbeitungsphase)
• 30 Tage Urlaub
• Eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit kurzen Abstimmungswegen direkt mit dem Geschäftsführer
• Moderne Arbeitsmittel sowie Offenheit für digitale und KI-gestützte Arbeitsweisen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Schulungen und Weiterbildungen für Deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Ein starkes, respektvolles Team mit regelmäßigem Austausch, gemeinsamen Events und echtem Zusammengehörigkeitsgefühl

Die Verantwortlichkeiten umfassen

Kernaufgaben:

• Persönliche Entlastung des Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft: Vorfiltern von Informationen, Priorisieren von Aufgaben und proaktives Mitdenken
• Inbox-Management: Vorsortieren, Priorisieren und Bearbeiten von E-Mails
• Termin- und Kalendermanagement inklusive Planung und Koordination aller Termine
• Projektunterstützung: Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und Maßnahmen
• Kommunikation & Textarbeit: Erstellung von E-Mail-Entwürfen, Vorbereitung von Informationen, Recherchen und Entscheidungsvorlagen

Erweiterte Aufgabenbereiche:

• Unterstützung im Kundenkontakt (z. B. Rückfragen, Follow-ups, Erstansprachen nach Einarbeitung)
• Vorselektion von Bewerbungen und Koordination von Gesprächen
• Vorbereitung von Dokumenten und Unterlagen (Entwürfe, keine Finalfreigabe)
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben (z. B. CRM-Pflege, Dokumentation, Personalunterlagen)
• Abstimmung mit internen Ansprechpartnern im Unternehmen

Das wünschen wir uns

• Erfahrung als Personal Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle mit enger Zusammenarbeit auf Geschäftsführungsebene
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Klare, professionelle Kommunikation in Wort und Schrift
• Proaktive Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe und gutes Priorisierungs- sowie Organisationsvermögen
• Sicherer Umgang mit MS Office 365, insbesondere Outlook und Teams
• Bereitschaft, sich zügig in interne Systeme, Prozesse und Abläufe einzuarbeiten
• Interesse an modernen Arbeitsmethoden sowie digitalen und KI-gestützten Tools, z. B. ChatGPT

Die Bewerbung an uns

Du möchtest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft entlasten und eine zentrale Rolle in unserem Unternehmen übernehmen? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Sende uns Deine Unterlagen und werde Teil unseres Teams!