Office-Manager:in mit Herz, Struktur und Sinn (30–40 Std.) gesucht

Für Menschen, die mitdenken, mitwachsen und mitgestalten wollen

Du willst nicht einfach nur „im Office arbeiten" -- du willst gestalten, Verantwortung übernehmen und wirklich etwas bewegen? Dann lies weiter. Wir suchen eine Office-Manager:in, die als organisatorisches Herzstück unser Team stärkt, Abläufe klärt und mich als Geschäftsführerin eng unterstützt.

Ich bin Maria -- Unternehmerin im Bauwesen. Unser Office sitzt in Maintal-Dörnigheim. Wir sind aktuell zwölf Mitarbeitende und betreuen als handwerklicher Meisterbtrieb im B2B-Segment Kunden aus öffentlicher Infrastruktur und dem Wohnungswesen. Unser Anspruch: Wir sorgen dafür, dass Gebäude nutzbar, technisch einwandfrei und nachhaltig instandgehalten sind.

In deiner Rolle arbeitest du eng mit mir als Geschäftsführerin zusammen, unterstützt mich in strategischen und operativen Themen -- und bist die zentrale Schnittstelle zwischen mir, dem Team und unseren Kunden. Du organisierst, steuerst, antizipierst. Du bist die Person, die Lösungen findet, wenn es komplex wird -- die Übersicht behält, wenn's schnell gehen muss -- und die mitdenkt, statt nur abzuarbeiten.

Du arbeitest mit einem leistungsstarken, humorvollen und reflektierten Team, das sich gegenseitig unterstützt, fordert und gemeinsam wächst.

Was du konkret tust -- ein echter Fall:

Ein Bestandskunde ruft an -- akuter Notfall, es muss sofort gehandelt werden. Du reagierst schnell, holst den Teamleiter ins Boot, stellst mit ihm einen Masterplan auf. Du klärst intern Verfügbarkeiten, kontaktierst den Lieferanten und bestellst benötigtes Material vor -- abholbereit im Drive-In. Gleichzeitig erstellst du ein digitales Projekt, bereitest die Informationen verständlich auf und koordinierst alles so, dass das Team sofort starten kann. Der Kunde ist beeindruckt, das Team entlastet -- und du hast den Tag gerettet.

Deine Aufgaben im Alltag:

• Du managst das Backoffice: E-Mails, Kalender, Verträge, Dokumentation
• Du steuerst Rechnungs- und Zahlungsprozesse
• Du begleitest Bewerbungen und Onboardings
• Du analysierst, strukturierst und optimierst Abläufe
• Du nutzt KI-Tools (z. B. ChatGPT, Notion AI, Zapier), um schneller, klarer, besser zu arbeiten
• Du sorgst dafür, dass Kunden sich gesehen, verstanden und professionell betreut fühlen

Was du mitbringen solltest:

• Erfahrung im Office-Management, Projektassistenz oder vergleichbarer administrativer Rolle (mind. 3 Jahre)
• Gute Kenntnisse in digitalen Tools (z. B. MS Office, Apple, Cloud-Dienste) -- Erfahrung mit Automatisierung & KI von Vorteil
• Organisations- und Kommunikationstalent -- du behältst den Überblick und denkst lösungsorientiert
• Idealerweise Erfahrung im Handwerk, Bau oder Dienstleistungsumfeld -- kein Muss, aber ein Plus
• Deutsch in Wort und Schrift auf professionellem Niveau

KI als dein tägliches Werkzeug:

Du nutzt künstliche Intelligenz für Text, Analyse, Automatisierung und Ideengenerierung. Du musst keine Expert:in sein -- aber du musst offen sein, zu lernen. Wir zeigen dir alles, was du brauchst.

Was dich bei uns erwartet:

• Persönliche Förderung -- echt: Coachings, KI-Trainings, Persönlichkeitsentwicklung.
• Ein Unternehmen in Bewegung -- du gestaltest unsere Transformation mit.
• Digitales Arbeiten auf Top-Level -- Apple-Umfeld, Automatisierung, klare Prozesse.
• Benefits, die spürbar sind:
  • Private Zusatz-Krankenversicherung (Arbeitgeberfinanziert)
  • Eigenes Diensthandy & ipad für digitales Arbeiten als Add on
  • modernste Technik an deinem eigenen Arbeitsplatz
  • Vertrauensarbeitszeit & Flexibilität
  • Bio-Snacks & Wohlfühlbüro
  • Retreat-Teilnahme & Business-Impulse
  • Co-Working mit mir als Leaderin & Mentorin
  • Überdurchschnittliches Gehalt je nach Erfahrung & Leistung
• Und vor allem: Du gehst freitags mit mehr Energie nach Hause, als du montags mitbringst -- weil du Sinn erlebst, täglich Neues lernst und in deiner Rolle aufblühst. Diese Arbeit erfüllt, fordert und fördert dich.

Wen wir suchen:

• Du arbeitest eigenverantwortlich, erkennst, was zu tun ist.
• Du liebst Ordnung, Struktur und stetige Verbesserung.
• Du kommunizierst verbindlich, klar und freundlich -- nach innen und außen.
• Du willst wachsen -- fachlich, menschlich, unternehmerisch.
• Du willst Teil von etwas Echtem sein -- langfristig.

Du musst nicht alles können. Aber du musst wollen.

Wenn du nur Sicherheit suchst, Verantwortung scheust oder dich nicht weiterentwickeln willst, ist das hier nichts für dich.

Wenn du das hier gelesen hast und innerlich „Ja!" denkst -- dann zögere nicht. Ich will dich kennenlernen.

So geht's weiter:

Schick uns deinen Lebenslauf -- und gerne auch ein kurzes Video (max. 2 Minuten), in dem du erzählst, was dich antreibt und warum du diese Rolle willst. Das Video ist freiwillig -- aber wir freuen uns, wenn du dich zeigst.

• Start: ab sofort oder nach Vereinbarung
• Ort: Maintal bei Frankfurt (Dörnigheim), teilweise Remote möglich