Assistenz / Immobilienverwaltung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Immobilienverwaltung & Betreuung

• Unterstützung bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, einschließlich Neuvermietung, Mieterkommunikation sowie Vorbereitung von Finanzierungsanfragen.

Büroorganisation & Assistenz

• Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation und Pflege des Kalenders der Geschäftsführung.

Administrative Unterstützung & Dokumentenmanagement

• Unterstützung im Tagesgeschäft, Führung der Ablage und strukturierte Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Dokumenten.

Rechnungswesen & Buchhaltungsvorbereitung

• Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Vorbereitung von Zahlungen und Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung für Steuerberater.

Unterlagen für Steuer & Recht

• Vorbereitung von Unterlagen für steuerliche und rechtliche Zwecke und Abstimmung mit externen Beratern und Kanzleien.

Externe Kommunikation & Koordination

• Zentrale Schnittstelle zur zuverlässigen Kommunikation mit Dienstleistern, Banken und weiteren externen Partnern sowie Koordination deren Einbindung.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Studium oder kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office, Finanz-, Immobilien- oder Beratungsumfeld
• Erfahrung mit Buchhaltung und Immobilienverwaltung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Technologie-Affin, offen für und vertraut mit der Nutzung von digitalen Tools (z. B. Google Workplace, Asana, ChatGPT, Immocloud, etc.)
• Diskrete, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Was wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Flexible Arbeitszeiten (Teilzeit oder Vollzeit möglich)
• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs (Ballindamm)
• Bei Bedarf 1-2 Tage remote work / home office
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Umfeld
• Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten