Sekretär/in in besonderer Vertrauensstellung (w/m/d)

Die Zukunft gemeinsam gestalten – „Wir! für NRW!"

Im Auftrag des Landes unterstützen wir Menschen, Unternehmen und Kommunen in NRW. Als Förderbank sorgen wir dafür, dass gute Ideen die passende Finanzierung finden. Wir tragen dazu bei, dass bezahlbarer Wohnraum geschaffen, Mittelstand und Unternehmensgründungen gestärkt und öffentliche Infrastrukturen verbessert werden. Dabei haben wir die Digitalisierung im Fokus und übernehmen Verantwortung für eine ökologische und soziale Nachhaltigkeit.

Gesucht wird eine engagierte Persönlichkeit mit Qualitätsbewusstsein und Verantwortungsbereitschaft für die Position als Sekretär/in in besonderer Vertrauensstellung (w/m/d) in Düsseldorf für den Fachbereich Risikocontrolling.

Das bewegst Du bei uns:

• Zentrale Drehscheibe des Bereichs Risikocontrolling und Führung des Bereichsleitungssekretariats mit Überblick, Verlässlichkeit und einem hohen Maß an Eigenständigkeit.
• Klassische Assistenz- und Administrationsaufgaben – digital, effizient und zukunftsorientiert – unter Nutzung moderner IT-Anwendungen und Prozesse.
• Aktive Unterstützung der Bereichs- und Abteilungsleitungen im Tagesgeschäft, z. B. bei Reise- und Seminarbuchungen sowie der anschließenden Abrechnung.
• Souveränes Managen von Terminen: von der Vereinbarung über die Koordination bis zur inhaltlichen Vorbereitung – inklusive Fristen, Nachverfolgung und interner Abstimmungen.
• Überblick über bereichsrelevante Übersichten und Verzeichnisse (z. B. Abwesenheiten, Hardware, Mitgliedschaften, externe Verträge und Abonnements) und deren zuverlässige Koordination.
• Sicherstellung eines reibungslosen Starts neuer Kolleginnen und Kollegen sowie externer Projektmitarbeitender – von Zugangsberechtigungen über Arbeitsplatz-Setups bis zur regelmäßigen Überprüfung von Systemberechtigungen.
• Ausstattung von Büros und Homeoffice-Arbeitsplätzen, Koordination von Bestellungen und Organisation des Postverkehrs.
• Mitarbeit an der technischen Redaktion von Handbüchern und Pflege der Dokumentation des Bereichs.
• Erfassung von Projektaufwänden in SAP zur transparenten Steuerung.
• Pflege des Revisionscontainers des Bereichs (Audimex) und Sicherstellung einer sauberen Dokumentation.
• Gewährleistung eines klaren, verbindlichen und wertschätzenden Kommunikationsflusses – intern wie extern.
• Erste Ansprechperson für das Gebäudemanagement sowie weitere interne und externe Partner.
• Organisation interner Veranstaltungen mit Herz und Struktur – von Führungskräftetagungen über Offsites bis hin zu Mitarbeiterveranstaltungen.

Diese Qualifikationen und Eigenschaften zeichnen Dich aus:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – gern ergänzt durch eine mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-, Sekretariats- oder Organisationsfunktionen.
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsstärke – du erkennst, was zu tun ist, und packst es an.
• Grundlegendes Verständnis für Bank- oder Finanzthemen ist von Vorteil und hilft dir, Zusammenhänge schnell zu erfassen.
• Sehr sichere Anwenderkenntnisse in MS Office sowie Routine im Arbeiten mit SharePoint und digitalen Kommunikationstools wie Teams oder Webex.
• Ausgeprägte IT-Affinität und Erfahrung darin, Arbeitsabläufe zu digitalisieren, zu vereinfachen oder sinnvoll zu automatisieren.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise – Organisation ist für dich kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug.
• Freundliches, verbindliches Auftreten und eine klare, wertschätzende Kommunikation – auch in anspruchsvollen Situationen.
• Hohe Service- und Dienstleistungsorientierung verbunden mit einem echten Verständnis für Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
• Belastbarkeit, Souveränität und die Fähigkeit, auch in herausfordernden oder konflikthaften Situationen professionell und lösungsorientiert zu agieren.
• Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie ein sehr hohes Maß an Integrität, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein.

Darauf können sich Mitarbeitende der NRW.BANK freuen:

• Eine vielseitige, anspruchsvolle Aufgabe mit hoher Eigenverantwortung.
• Starker Teamgeist und gegenseitige Unterstützung in einem wertschätzenden, mitarbeiterfördernden Umfeld.
• Flexible Arbeitszeitmodelle – Home‑Office oder Büro.
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
• Deutschland‑Ticket.
• Job‑Rad‑Leasing.
• Eine nachhaltige Unternehmenskultur, die die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt – für uns als Förderbank selbstverständlich.
• Zusatzleistungen, die den Alltag bereichern: arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, hohe Familienorientierung, umfassendes Gesundheitsmanagement, erstklassiges Betriebsrestaurant und weitere Benefits.

Wir sind eine der Banken mit den zufriedensten Mitarbeitenden und auch für 2026 wieder als Top Company bei kununu ausgezeichnet worden.

Arbeitsorte

• Kavalleriestraße 22, 40213 Düsseldorf