Team-Assistenz & Office Manager (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Für unser wachsendes Team in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, flexible Team Assistenz & Office Manager (m/w/d).

Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
• Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc.
• Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
• Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
• Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
• Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen
• Unterstützung bei der Reiseorganisation
• Erfassung von Bestellanforderung in Business Central
• Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge
• Verwaltung der Leasingwagen
• Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
• Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
• Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse
• Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
• Ein hohes Maß an Flexibilität
• Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
• Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
• Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten
• Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten

Warum wir?

• Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen
• Internationales Teams
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (max. 2 Tage / Woche)
• 30 Tage Urlaub und weitere Benefits, wie betriebliche Altersvorsorge und Zusatzkrankenversicherung
• Moderne Büroräume mit Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand mit guter Anbindung direkt an der A44

Arbeitsorte

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• Heussstr. 25, 52078 Aachen