Büroleitung (m/w/d)

Typ

Festanstellung

Umfang

Teilzeit (50-70%) mit Perspektive auf Vollzeit

Ort

Hamburg

Zur Verstärkung unseres wachsenden Teams suchen wir nächstmöglich eine engagierte Büroleitung, welche die internen Prozesse unserer Boutique-Kanzlei von physischen Büros über Teamreisen bis zur vorbereitenden Buchhaltung übernimmt und weiterentwickelt.

Dein Umfeld bei uns

• Junges motiviertes Team (Anwälte, Notare und entsprechende Fachangestellte) -- Du bist unser erstes nicht-juristisches Teammitglied und kannst die Rolle entsprechend frei ausfüllen.
• Wachsendes Unternehmen mit derzeit drei Standorten in Deutschland (Hamburg, Berlin und Kiel) -- Du arbeitest in Hamburg aber betreust die anderen mit, sodass gelegentliche kurze Reisen an die anderen Standorte erforderlich sein können.
• Direkter Kontakt mit allen Mitarbeitern und Partnern -- wir leben flache Hierarchien.
• Freiraum für Deine Ideen und eine Perspektive für eine sehr langfristige Zusammenarbeit.

Deine Verantwortungsbereiche bei uns

1. Office Administration

• Reibungslose Funktion unserer drei physischen Büros und dem virtuellen Büro (proaktive Interaktion mit Dienstleistern, Lieferanten und Vermietern).
• Postwesen (gelegentliches Scannen von Verteilen der Eingangspost sowie Handling der Ausgangspost sowie Weihnachtskarten etc.).
• Telefonzentrale.
• Erstellen und Aufbereiten von Informationen und Unterlagen (inklusive Powerpoint-Präsentationen).

2. Abrechnung und Buchhaltung

• Rechnungsstellung
• Vorkontierung von Belegen
• Abstimmung mit Steuerberatungsbüro

3. Organisation und Begleitung von Events

• Regelmäßige Teamreisen
• Interne und externe Feiern und Vorträge

4. Personalentwicklung

• Koordination Recruitingaktivitäten
• Administration (On-/offboarding von Mitarbeitern und laufende Themen)
• Koordination Review-Gespräche und Nachhalten von Zielen

Bei allen Themen stehen Dir Partner für Einarbeitung, Unterstützung und Sparring zur Seite. Wir möchten weiter wachsen und mit Dir Deine Bereiche über die Zeit entsprechend weiter entwickeln (ggf. auch durch Einstellung weiterer Mitarbeiter in Deinem Bereich).

Standort

• Hamburg (Innenstadt).
• Büropräsenz mindestens 4 Tage / Woche (Montag-Donnerstag) für mindestens 3 Stunden / Tag. Der Rest ist nach Absprache frei gestaltbar (Büro oder remote).
• Nach Absprache kann sehr selten Verfügbarkeit im Büro am frühen Abend für Veranstaltungen gewünscht sein.

Du bringst mit

• Deine Persönlichkeit passt ins Team. Du hast Lust, Deine Kreativität und eigenen Ideen einzubringen um unsere Prozesse und Kommunikation laufend zu verbessern. Du magst es, standortübergreifend und mit remote-Teammitgliedern zu arbeiten. Dabei übernimmst Du Verantwortung, triffst eigene Entscheidungen und gehst Deine Aufgaben proaktiv an. Allen Menschen begegnest Du offen und wertschätzend.
• Du hast eine relevante Ausbildung, z.B.: Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte:r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Fremdsprachenkorrespondent:in.
• Du hast relevante Berufserfahrung in einer Rechtsanwaltskanzlei, Notariat, Steuerberatungsbüro, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder sonstigem Beratungsunternehmen gesammelt.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel und Powerpoint) und kannst Dich auch schnell in neue digitale Tools einarbeiten.
• Du organisierst gerne und fühlst Dich auch in einem dynamischen Umfeld wohl.
• Dein Deutsch ist hervorragend aber auch in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift fühlst Du Dich sicher.

Wer sind wir?

Vesthaus ist eine international tätige Transaktions-Kanzlei inklusive Notariat. Wir sind spezialisiert auf die Bereiche Private Equity, Startups und Venture Capital, Real Estate, Renewable Energy und Finance. Unsere Mandanten vertrauen uns ihre komplexesten Projekte ganzheitlich an. Wir sind dabei, wenn Visionen Realität werden. Um "den Unterschied" für unsere Mandanten zu machen, sind wir mehr als einfache Rechtsberater: Wir denken die Projekte auch kommerziell mit, planen voraus und umschiffen Probleme, direkt und ohne Jura-Allüren, auf Augenhöhe und zu weltweiten Zusammenhängen. Dazu gehört neben exzellenter Rechtsberatung auch ein gutes Gespür für Zahlen, Personen, Situationen und Trends.

Benefits

• Büro in bester Lage.
• Mit dem öffentlichen Nahverkehr ins Büro: Wir stellen Dir bei Bedarf gerne das „Deutschland-Ticket" zur Verfügung.
• Schlanke Prozesse und state of the art IT-Ausstattung um maximal papierlos und mobil zusammenarbeiten zu können.
• Teamevents (wöchentliche Lunches, jährliche Retreats und Feiern).

Wir freuen uns, von Dir zu hören -- per E-Mail unter [email protected] oder per Telefon unter +49 40 571 990 40.

Art der Stelle

Teilzeit

Leistungen

• Firmenevents
• Firmenhandy
• Flexible Arbeitszeiten
• Gleitzeit
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenlose Getränke
• Zusätzliche Urlaubstage

Arbeitsort

Zum Teil im Homeoffice in 20457 Hamburg