Sachbearbeiter/in kaufmännische Verwaltung (m/w/d)

Einleitung

Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen parallel laufen? Zahlen, Organisation und Verwaltung sind genau dein Ding und du möchtest deine Erfahrung aktiv in ein wachsendes Unternehmen einbringen? Dann bist du bei der Wave In Motion GmbH genau richtig!

Wir suchen eine engagierte Verwaltungsangestellte / kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d) zur Verstärkung unseres Verwaltungsbereichs. Gemeinsam mit unserer Verwaltungsleitung Tanja Paeffgen übernimmst du zentrale organisatorische und kaufmännische Aufgaben und trägst maßgeblich dazu bei, dass unser Tagesgeschäft reibungslos funktioniert.

In dieser Rolle bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, externen Dienstleistern und Partnern und unterstützt aktiv die Weiterentwicklung unserer internen Strukturen.

Wer wir sind

Wir sind eine junge Medienproduktionsfirma mit zwei Standorten in Köln, mit einer Mischung, die wir so in der Branche bisher nicht gesehen haben: Wir machen das Bau- und Ingenieurwesen sichtbar, mit Werbe- und Imagefilmen, 3D-Visualisierungen und modernen Marketinglösungen.

Gleichzeitig produzieren wir Dokumentarfilme zu Themen, die unserer Meinung nach zu wenig Aufmerksamkeit bekommen und schaffen damit gesellschaftliche Sichtbarkeit und Raum für Dialog.

Diese Kombination aus technischem Verständnis und kreativem Storytelling macht uns einzigartig. Schau gerne auf www.waveinmotion.de vorbei!

Aufgaben

Deine Hauptaufgaben als Verwaltungsangestellte (m/w/d):

• Unterstützung und Mitarbeit in der laufenden Buchhaltung (z. B. Rechnungsprüfung, vorbereitende Buchhaltung, Belegverwaltung, Kommunikation mit dem Steuerbüro)
• Terminplanung und -koordination für Geschäftsführung und Team
• Reiseorganisation (Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen, Abrechnung von Reisekosten)
• Allgemeine Verwaltungs- und Büroorganisation
• Unterstützung im Personalbereich (z. B. Pflege von Personalunterlagen, Vorbereitung von Verträgen, Urlaubs- und Krankmeldungen, Vorbereitende Lohnabrechnung)
• Pflege von internen Dokumenten, Listen und Ablagestrukturen (z.B. Anlagenliste)
• Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Behörden
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Sonderaufgaben im Tagesgeschäft

Profil

Unsere Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann o. ä.)
• Mindestens 4 Jahre relevante Berufserfahrung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (insbesondere Excel, Word, E-Mail)
• Erfahrung im Bereich Buchhaltung und Administration
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
• Freude daran, Prozesse mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen

Wir bieten

Was du bei uns erwarten kannst:

• Du gestaltest das Wachstum von Wave In Motion aktiv mit
• Enge Zusammenarbeit mit der Verwaltungsleitung und kurze Entscheidungswege
• Zwei Büros im Herzen von Köln
• Flache Hierarchien und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Eine faire und angemessene Vergütung
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben im Verwaltungsbereich

Weitere Informationen

Möchtest du Teil unseres Teams bei der Wave In Motion GmbH und unseres gemeinsamen Wachstums sein?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

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Herzliche Grüße

Das WIM-Team