Assistenz der Geschäftsführung & Office-Management (m/w/d)

Ihre Rolle: Assistenz der Geschäftsführung & Office-Management (m/w/d) in Teilzeit (ca. 20--25 Wochenstunden)

Unser Unternehmen vereinfacht mit seiner Teamsoftware die tägliche Zusammenarbeit, Organisation und Personalplanung für Unternehmen (DACH) mit 5--300 Mitarbeitern. Bereits über 50.000 Mitarbeiter nutzen unsere Software -- und täglich kommen neue Kunden hinzu.

Um unsere Geschäftsführung im Alltag zu entlasten und unsere internen Abläufe weiter zu professionalisieren, suchen wir eine engagierte Assistenz, die strukturiert arbeitet, mitdenkt und Verantwortung für Organisation und Administration übernimmt.

Eckdaten der Position:

• 📍 Arbeitsort: Überwiegend Homeoffice mit 2--3 Vormittagen pro Woche im Büro in 46284 Dorsten (NRW) für Abstimmungen und zur engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• 🗓️ Start: Ab März -- Mai
• 💡 Wichtig: Langfristige Zusammenarbeit und absolute Verschwiegenheit sind für diese Position besonders wichtig.

Ihre Aufgaben:

Sie sorgen dafür, dass Organisation, Kommunikation und Zahlen zuverlässig laufen -- und schaffen Strukturen, die den Arbeitsalltag planbarer machen.

Schwerpunkte Ihrer Rolle:

• Kommunikation & E-Mail-Management: Verwaltung des E-Mail-Postfachs der Geschäftsführung (Vorsortierung, Priorisierung, Vorbereitung von Antworten, eigenständige Korrespondenz bei Standardanfragen). Souveräne telefonische Vertretung des Unternehmens.
• Kalender-, Termin- & Meetingorganisation: Koordination von Terminen mit internen und externen Ansprechpartnern, Planung von Besprechungen (inkl. Agenda und Unterlagen), Nachverfolgung von Entscheidungen und To-dos.
• Office-Management & Verwaltung: Organisation des Büros in Dorsten, Posteingangsbearbeitung, Ablage, Verwaltung von Bürobedarf und Verträgen, Anpassung von Vorlagen (z. B. Arbeitsverträge), Fristen- und Wiedervorlagenmanagement.
• Zahlen, Kennzahlen & Schnittstelle Steuerbüro: Sammlung und Strukturierung von Rechnungen und Belegen, Vorbereitung von Unterlagen für das Steuerbüro, Ansprechperson für das Steuerbüro, Erstellung einfacher Übersichten und Auswertungen (Listen, Monatsübersichten, Kennzahlen).
• Mitarbeiter- & Personalorganisation: Unterstützung bei der Pflege von Mitarbeiterdaten, Koordination von Anpassungen (Gehälter, Arbeitszeiten), Terminmanagement für Mitarbeitergespräche, Unterstützung im Recruiting (Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Vorsortierung von Bewerbungen, Organisation von Rückmeldungen und Gesprächsterminen).
• Reisen, Messen & Organisation: Planung von Geschäftsreisen (Zug/Flug, Hotels, Unterlagen), Unterstützung bei der Organisation von Messen und Veranstaltungen (Terminplanung, logistische Vorbereitung), Nachbereitung von Veranstaltungen.

Die Rolle ist vielseitig angelegt -- Sie sollten Freude daran haben, sich in neue Themen einzuarbeiten und Strukturen zu schaffen.

Ihre Qualifikation:

• Arbeitszeit: ca. 20--25 Wochenstunden, verteilt auf mehrere Tage pro Woche, mit Bereitschaft, 2--3 Vormittage regelmäßig im Büro in Dorsten zu sein.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Bankkauffrau/-mann oder vergleichbar).
• Erfahrung in einer organisatorischen oder assistenznahen Rolle, vertraut mit der Verwaltung von Abläufen, Terminen und Unterlagen.
• Ausgeprägte Struktur- und Organisationsstärke mit Freude am Ordnen von Abläufen und Nachhalten von To-dos.
• Sehr sicherer Umgang mit E-Mails, Kalendern und Office-Programmen (Google Workspace oder MS Office, insbesondere Tabellen & Präsentationen).
• Souveränes, freundliches Auftreten am Telefon und per E-Mail.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und absolute Verschwiegenheit.
• Lernbereitschaft und Offenheit für neue Tools (digitale Ablagen, SaaS-Tools, einfache Auswertungen).
• Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und Aufgaben konsequent zu Ende zu bringen.

Spezialkenntnisse in Bereichen wie Arbeitsrecht, Vertragsgestaltung oder Lohnabrechnung werden NICHT vorausgesetzt.

Ihre Benefits:

• Eine vertrauensvolle Schlüsselrolle an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Dienstleistern und Steuerbüro.
• Langfristige Zusammenarbeit in einem wachsenden, inhabergeführten Software-Unternehmen.
• Hybrid-Modell: 2--3 Vormittage pro Woche im Büro in Dorsten, die restliche Zeit flexibel im Homeoffice mit planbaren Arbeitszeiten (überwiegend am Vormittag).
• Faires, erfahrungsabhängiges Gehalt in Teilzeit: ca. 2.000--2.300 € brutto/Monat (bei 20 Std.) bzw. ca. 2.500--2.875 € brutto/Monat (bei 25 Std.).
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (anteilig bei Teilzeit).
• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit Entwicklungsmöglichkeiten.
• Moderne Arbeitsmittel (Laptop, Bildschirm, Handy).
• Ein kleines, unkompliziertes Team mit direkter Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen.

Wenn Sie Freude daran haben, Verantwortung für Organisation, Abläufe und Kommunikation zu übernehmen -- und gerne dafür sorgen, dass im Hintergrund alles rund läuft --, dann bewerben Sie sich mit ein paar Zeilen zu Ihnen, Ihrem bisherigen Werdegang und Ihrer Gehaltsvorstellung.

Bewerbungsprozess:

1. Bewerbung: Senden Sie uns Ihre Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben) mit einigen Zeilen zu Ihnen und Ihrer Erfahrung.
2. Antwort: Wir melden uns innerhalb von 2-3 Werktagen bei Ihnen -- in jedem Fall.
3. Online-Kennenlernen: Bei passendem Profil vereinbaren wir ein kurzes Online-Kennenlernen (ca. 15 Minuten).
4. Persönliches Treffen: Bei fachlicher und menschlicher Übereinstimmung treffen wir uns zu einem persönlichen Gespräch in Dorsten.
5. Probearbeiten (optional): Ein bezahltes Probearbeiten (ca. 2--3 Stunden) kann zur besseren Einschätzung der Zusammenarbeit vereinbart werden.