Executive Assistant

Executive Assistant

Standort: Berlin Boxine GmbH Jetzt bewerben

Zusammenfassung

• Arbeitszeit: Vollzeit
• Typ: Festanstellung
• Qualifikationslevel: Fachkräfte - Gesellen, Facharbeiter, Kaufleute (Tätigkeiten)

Gewünschte Fähigkeiten & Kenntnisse

• MS Office
• G Suite
• Interface
• Budget
• ACT!
• CAN
• MS Access
• Risikomanagement
• SAFe
• Audio
• Security
• Beratung
• REST
• across
• Übersetzungssoftware
• Transport
• Mobile App
• Analyse
• Support
• MS Excel
• Management
• PowerPoint
• Teamfähigkeit

Unsere Leistungen

• Firmenticket
• Homeoffice

Stellenbeschreibung

tonies ist die weltweit führende interaktive Hörspielplattform für Kinder mit über 10 Millionen verkauften Tonieboxen und 125 Millionen Tonies weltweit. Unser intuitives, bildschirmfreies System befähigt Kinder, sicher und ansprechend zu lernen und unabhängig zu spielen.

Mit einer Präsenz in über 100 Ländern und einem vielfältigen Portfolio von rund 1.400 Tonies in mehreren Sprachen definieren wir weiterhin neu, wie Kinder Geschichten erleben und lernen. Seit unserem Börsengang im Jahr 2021 vereint unser globales Team von 550 Mitarbeitern die gemeinsame Mission: die Zukunft des Spielens, Lernens und der Vorstellungskraft zu gestalten.

Ihre Aufgaben

Als Executive Assistant für den COO und CIO agieren Sie als vertrauenswürdiger Partner im Zentrum unserer globalen Operations- und Technologieführung.

Dies ist eine Rolle mit hoher Wirkung, die über traditionelle administrative Unterstützung hinausgeht – Sie werden dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, Entscheidungsfindungen zu ermöglichen und eine nahtlose Ausführung auf C-Level zu gewährleisten. In enger Zusammenarbeit mit einer weiteren Assistenz in einem Schichtmodell stellen Sie eine vollständige Abdeckung und Kontinuität sicher.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen:

Executive Support & Priorisierung

• Proaktives Management komplexer Kalender, Prioritäten und Arbeitsabläufe für den COO und CIO
• Antizipation von Bedürfnissen, Lösung von Konflikten und Sicherstellung einer optimalen Zeiteinteilung im Einklang mit den Geschäftsprioritäten

Stakeholder- & Kommunikationsmanagement

• Fungieren als wichtigste Schnittstelle zwischen den Führungskräften und internen/externen Stakeholdern
• Sicherstellung einer klaren, professionellen und zeitnahen Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation

Meeting- & Entscheidungsfindung

• Planung, Vorbereitung und Koordination von High-Level-Meetings (Vorstand, C-Level, Führungskräfteforen)
• Vorbereitung von Agenden, Materialien und Follow-ups zur Gewährleistung effektiver Entscheidungsfindung und Ausführung

Projekt- & Inhaltsunterstützung

• Unterstützung strategischer Initiativen, einschließlich Recherche, Analyse und Vorbereitung hochwertiger Präsentationen
• Verfolgung wichtiger Aktionspunkte und Sicherstellung der Nachverfolgung über Teams hinweg

Reise- & Bürokoordination

• Organisation effizienter internationaler Reisen, einschließlich komplexer Reisepläne
• Überwachung des Betriebs des Executive Office zur Gewährleistung einer reibungslosen und professionellen Umgebung

Vertraulichkeit & Governance

• Umgang mit sensiblen Informationen mit höchster Diskretion
• Unterstützung der Einhaltung von Governance, Fristen und wichtigen Geschäftsprozessen

Kontinuierliche Verbesserung & Risikomanagement

• Identifizierung und Beseitigung von Engpässen in den NPI- und PDP-Prozessen.
• Etablierung proaktiver Risikomanagement- und Minderungsroutinen für Launch-Bereitschaft und Produktionshochlauf.

Ihr Profil

• 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant auf Senior-Leadership-Ebene
• Erfahrung in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld (z. B. börsennotiertes Unternehmen, Beratung, Finanzen oder Technologie)

Fähigkeiten & Kompetenzen

• Herausragende Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich)
• Hohe Detailgenauigkeit gepaart mit einer pragmatischen, lösungsorientierten Denkweise
• Fähigkeit, mehrere Stakeholder und Themen gleichzeitig zu managen

Denkweise

• Proaktiv, strukturiert und sehr zuverlässig
• Komfort im Umgang mit einem dynamischen, sich schnell verändernden Umfeld
• Starkes Verantwortungsbewusstsein und Professionalität

Technische Fähigkeiten

• Fortgeschrittene Kenntnisse in Google Workspace und Microsoft Office (insbesondere PowerPoint & Excel)

Flexibilität

• Bereitschaft zur Arbeit im Schichtmodell (früh/spät) und Verfügbarkeit freitags

Wir bieten Ihnen

• Global Teamwork: Wir arbeiten abteilungs- und länderübergreifend an unserer Vision, die Toniebox in jedes Kinderzimmer der Welt zu bringen.
• Come as you are: Das gilt nicht nur für den Dresscode, sondern für alles. Denn nur, wo du dich wirklich wohlfühlst, kannst du dein Bestes geben.
• Mobilität: Wähle die für dich passende Option – ein Deutschlandticket für unbegrenzte Mobilität, einen monatlichen Zuschuss für einen Büro-Parkplatz, ein Leasing-Fahrrad oder einen Zuschuss für Remote-Arbeit.
• Erhöhte Sicherheit: Profitiere von Zuschüssen für betriebliche Altersvorsorge, bAV und Berufsunfähigkeitsversicherung.
• Ruhe & Auszeit: Genieße 30 Tage bezahlten Jahresurlaub sowie drei zusätzliche freie Tage wie Rosenmontag, Heiligabend und Silvester. Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit kannst du zudem bis zu 10 „toniecation days“ (unbezahlte Urlaubstage) nutzen.
• Kontinuierliches Lernen: Profitiere von unseren internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einem individuellen Lernbudget, um dein Wissen stetig zu erweitern.
• Sprachenlernen & Entspannung: Verbessere deine Kommunikationsfähigkeiten mit der Sprachlern-App Babbel und finde Entspannung durch unseren Zugang zur Meditations-App Calm.
• Rabatte: Profitiere von attraktiven Rabatten auf unser gesamtes Tonies-Produktsortiment.

Gut zu wissen:

Wir setzen uns für Inklusion und Vielfalt ein. Wir feiern unterschiedliche Fähigkeiten, Ethnien, Glaubensrichtungen und Geschlechter. Jeder ist auf jeder Stufe seiner Reise bei uns willkommen.

Wir freuen uns auf dich!

Fachliche Voraussetzung

• Beratung, Demonstrations-Fähigkeiten, Executive Sponsor, Finanzen, Geschäftsprioritäten, Geschäftsprozesse, Governance, Gsuite, Kommunikationsmanagement, Konfliktlösung, Microsoft Excel, Microsoft Office, Microsoft Powerpoint, Prozessoptimierung, Risikomanagement, Selbst-organisation, Vertraulichkeit, Verwaltungstätigkeiten, Workflows, Zeitwirtschaft

Persönliche Fähigkeiten

• Anpassungsfähigkeit, Detailgenauigkeit, Eigenmotivation, Entscheidungsfähigkeit, Führungskompetenz, Hands-On-Mentalität, Kommunikation, Koordinierend, Multitasking, Problemanalyse, Professionelle Einstellung, Strategisches Denken

Sprachkenntnisse

• Deutsch, Englisch

Berufserfahrung

• Mit Berufserfahrung

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Branche:

Handel

Arbeitgeber:

Boxine GmbH

Adresse:

Boxine GmbH Friedrichstr 53 40217 Dusseldorf

Web:

http://tonies.de