Stellenbeschreibung
Stellenbeschreibung
Ziel der Rolle
- Entlastung der Projektleitung durch verlässliche Administration und Projektkoordination.
- Sicherstellen sauberer Abläufe, Dokumentation sowie Termin- und Kommunikationsstrukturen.
- Unterstützung in technisch geprägten Kundenprojekten (Chemie/Maschinenbau): Unterlagen verstehen, strukturieren und nachhalten.
Aufgaben
Office & Backoffice
- Büroorganisation, E-Mail- und Ablage-Management, Wiedervorlagen
- Termin- und Kalenderkoordination
- Erstellung, Formatierung und Pflege von Dokumenten (Vorlagen, Protokolle, Berichte)
- Auftragskoordination / Berichtserstellung und -versand von Stadardberichten
- Pflege von Kontakt-, Kunden- und Projektdaten
- Unterstützung der Projektleitung bei Planung, Koordination und Nachverfolgung von Arbeitspaketen.
Technischer Bezug
- Redaktionelle Unterstützung technischer Unterlagen (z. B. Spezifikationen, Maßnahmenpläne, prozessnahe Dokumente).
- Mitdenken bei technischen/produktionsnahen Themen (Anlagen, Prozesse, Instandhaltung, Qualität) und strukturierte Aufbereitung.
- Datenaufbereitung in mittels verschiedener Tools
Anforderungen
Must-have
- Motivation für vielfältige Aufgaben & Lust bestehende Prozesse zu verbessern
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Kunden- und Unternehmensdaten.
- Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise; stark im Nachhalten von To-dos und Deadlines.
- Gute Deutsch oder Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit IT-Büroanwendungen
- Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise; stark im Nachhalten von To-dos und Deadlines.
Nice-to-have
- Erfahrung in Büroorganisation/Assistenz oder Projektassistenz
- Berührungspunkte mit Industrieumfeld (Chemie, Maschinenbau, Produktion, Instandhaltung, Qualität).
- Grundverständnis für technische Dokumentation/Prozessbeschreibungen.
- Grundkenntnisse in Datenaufbereitung
Persönlichkeit & Arbeitsweise
- Proaktiv, verbindlich und serviceorientiert; erkennt offene Punkte frühzeitig.
- Kommunikationsstark, freundlich und souverän im Kontakt mit Kund*innen und Partnern.
- Pragmatisch und gleichzeitig genau: schnell, aber sauber dokumentiert.
- Teamorientiert mit guter Selbstorganisation im Teilzeit-Setup.
Rahmen & Organisation
- Teilzeit: 20 Wochenstunden verteilt auf 5 Tage, oder 17 Wochenstunden verteilt auf 4 Tage
- Arbeitsbeginn ab 20.04.2025
- Bis zu 80% Home-Office möglich
- Klare Übergaben/Vertretungsregeln und feste Regeltermine
Arbeitsorte
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- Drosselweg 106, 25421 Pinneberg
