Rollenbeschreibung
Als Back Office Manager:in bei EcoCleaners sind Sie verantwortlich für die reibungslosen Abläufe im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft. Sie koordinieren und überwachen sämtliche Backoffice-Prozesse, unterstützen das operative Management und stellen sicher, dass interne Abläufe effizient und transparent gestaltet sind.
Dazu gehören die Bearbeitung von Korrespondenz, die Pflege von Daten und Systemen, die Vorbereitung von Auswertungen sowie die Abstimmung mit internen Schnittstellen und externen Partnern. Sie arbeiten eng mit dem Operations- und Finance-Team zusammen, priorisieren Aufgaben, erstellen Übersichten für die Geschäftsleitung und tragen aktiv zur kontinuierlichen Prozessverbesserung bei.
Die Position ist als Mini/ Midijob angelegt und wird als hybride Rolle im Frankfurt Rhine-Main Metropolitan Area ausgeübt, mit einer Kombination aus Arbeit vor Ort und der Möglichkeit zum anteiligen Arbeiten im Homeoffice.
Qualifikationen
- Backoffice- und Verwaltungsaufgaben: Sicherer Umgang mit Back Office Operations und Office Administration, einschließlich Terminorganisation, Dokumentenmanagement, Datenpflege und allgemeiner Büroorganisation.
- Operatives Management: Erfahrung in Operations Management, idealerweise in einem dienstleistungsorientierten Umfeld, inklusive Prozesssteuerung, Ablauforganisation und Schnittstellenkoordination.
- Kommunikation: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, um mit internen Teams, externen Dienstleistenden und Kund:innen klar, wertschätzend und zielorientiert zu kommunizieren.
- Finanzen und Controlling-nahe Aufgaben: Grundlegendes Verständnis von Finance, z. B. Unterstützung bei Rechnungsprüfung, Kostenübersichten, Budgetnachverfolgung und Erstellung einfacher Auswertungen.
- Allgemeine Anforderungen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, sicherer Umgang mit MS Office bzw. gängigen Office- und Kollaborationstools, hohe Serviceorientierung, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit sowie Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
- Wünschenswerte Zusatzkompetenzen: Erfahrung in der Arbeit in hybriden Teams, Grundkenntnisse in digitalen Workflow- und ERP-Systemen, Affinität zu nachhaltigen Dienstleistungen sowie gute Deutschkenntnisse und mindestens grundlegende Englischkenntnisse.