Projektmanager*in Digitalisierung - Fokus DMS-Einführung und digitale Vorgangsbearbeitung (EG 11 bis EG 13 TV-L)

Deine Mission: Mehr als nur Software-Einführung

Du bist der strategische Kopf hinter der Einführung gemeinsamer Digitalisierungslösungen, wobei der Fokus zunächst auf einem gemeinsamen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) liegt. Eins ist uns besonders wichtig: Wir suchen keine reine „Verwaltung" des Projekts, sondern eine treibende Kraft für den kulturellen Wandel.

• Strategisches Design: Du leitest das Verbundprojekt zur DMS-Einführung über sieben Hochschulen hinweg – von der ersten Analyse bis zum Roll-out.
• Innovatives Prozessdesign: Du nutzt innovatives Denken, um Verwaltungsprozesse (E-Akte, Workflows) nicht nur zu digitalisieren, sondern neu zu gestalten.
• Kulturwandel & Empowerment: Wir wollen von der reinen Digitalisierung zur umfassenden digitalen Transformation. Mit modernen Change-Methoden nimmst du die Menschen mit und machst aus Betroffenen Beteiligte.
• Vernetzung: Du moderierst zwischen den Hochschulen, identifizierst Synergien und baust eine lebendige Community of Practice auf.
• Transparenz: Du steuerst externe Partner und hältst unsere Stakeholder (Kanzler*innen, Lenkungskreis) immer auf dem Laufenden.
• Dienstleistersteuerung: Du koordinierst die Zusammenarbeit mit internen und externen Software-Partnern und überwachst die Einhaltung von Service-Level-Agreements.

Dein Profil: Analytisch scharf, menschlich gewinnend

Wir suchen eine Persönlichkeit mit starken analytischen Fähigkeiten – jemanden, der komplexe Probleme nicht nur löst, sondern abstrahiert und innovative Muster erkennt.

• Dein Fundament: Ein abgeschlossenes Masterstudium (Wirtschaftsinformatik, Verwaltungswissenschaften, Management o.ä.) oder vergleichbare Expertise durch langjährige Projekterfahrung.
• Deine Werkzeuge: Du beherrschst modernes (hybrides) Projektmanagement im Schlaf. Du verstehst die Standards, die der Notation BPMN 2.0 zugrunde liegen und kannst sie anwenden. Du behältst den Überblick in Projekten und über Projekte hinweg und bringst Struktur in komplexe Anforderungen.
• Dein Charisma: Du besitzt eine gewinnende Ausstrahlung und die Empathie, um als geschätzter Sparringspartnerin auf Augenhöhe Vertrauen aufzubauen und Widerstände in Mitgestaltung zu verwandeln.
• Dein Mindset: Du hast den Mut, Neues zu wagen, Fehler als Lernchance zu begreifen und arbeitest mit dem Ehrgeiz, echten gesellschaftlichen Mehrwert zu schaffen.
• IT-Affinität und Erfahrung: Du bringst ein tiefes fachliches Verständnis der einzusetzenden Systeme mit oder bist bereit und in der Lage, dieses zu entwickeln. Du hast idealerweise Erfahrung im öffentlichen Sektor oder Hochschulumfeld.

Wir bieten:

• Impact: Du gestaltest die digitale Zukunft der Kunst- und Musikhochschulen in NRW entscheidend mit.
• Flexibilität: Wir leben Vertrauen. Flexible Arbeitszeiten und großzügige Homeoffice-Optionen sind bei uns Standard.
• Kultur: Ein Arbeiten auf Augenhöhe in einem motivierten und dynamischen Team sowie ein kooperatives und respektvolles Miteinander.
• Sicherheit & Extras: Unbefristeter Vertrag nach TV-L (bis zu EG 13), betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Zugang zu einem inspirierenden kulturellen Netzwerk.

Dienstort und Arbeitsplatz

Der Dienstort ist die Folkwang Universität der Künste in Essen. Zurzeit befinden sich die Büros der Geschäftsstelle am Campus Welterbe Zollverein. Neben der grundsätzlichen Möglichkeit der Remote-Tätigkeit ist eine Prüfung möglich, ob der Arbeitsplatz auch an einer der sechs anderen Kunst- und Musikhochschulen eingerichtet werden kann, so dass als weitere Standorte Detmold, Düsseldorf, Köln und Münster in Betracht kommen.

Bewerbung

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer einzigen PDF-Datei (ohne Bewerbungsfoto) bis zum 30.06.2026 an den Kanzler der Folkwang Universität der Künste und nutzen Sie hierzu das Online-Bewerbungsportal der Hochschule.

Das Vorstellungsverfahren findet voraussichtlich in der Zeit vom 08.07.2026 bis zum 07.08.2026 statt.