Office Manager/in (m/w/d)- Vollzeit · 38 Std./Woche · Maintal-Dörnigheim · ab sofort (Bürokaufmann/-frau)

Office Manager/in (m/w/d) - Vollzeit · 38 Std./Woche · Maintal-Dörnigheim · ab sofort (Bürokaufmann/-frau)

Für Menschen mit Selbstverantwortung, Klarheit und dem Wunsch, wirklich etwas zu bewegen

Vollzeit · 38 Std./Woche · Maintal-Dörnigheim · ab sofort oder nach Vereinbarung

Über uns

Wir führen mutig das Handwerk in eine neue Ära -- mit digitaler Prozessklarheit, klarer Führung und menschlicher Stärke.

Als Partner der öffentlichen Hand und institutioneller Auftraggeber sichern wir die Langlebigkeit von Gebäuden in unserer Region -- für Schulen, Wohnhäuser, Sportstätten und öffentliche Einrichtungen.

Unsere Arbeit dient der Gesellschaft und unser Office ist das strategische Herzstück, das alles verbindet.

Deine Rolle -- Das organisatorische Herz unseres Unternehmens

Als Office Manager/ in arbeitest du eng mit dem Geschäftsführer zusammen.

Du bist nicht „Assistenz im Hintergrund", sondern:

• zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und Kunden
• Hüter/in unserer digitalen Prozesse
• Strukturgeber/in in dynamischen Situationen
• Mitgestalter/in unserer Unternehmensentwicklung

Du schaffst Klarheit, Verlässlichkeit und Geschwindigkeit -- intern wie extern.

Ein realistisches Szenario

Ein Bestandskunde meldet einen akuten Notfall.

Deine Aufgaben:

• koordinierst sofort mit dem Teamleiter
• klärst Verfügbarkeiten
• organisierst Material im Drive-In
• legst ein digitales Projekt an
• strukturierst alle Informationen so, dass das Team ohne Reibungsverlust starten kann

Der Kunde erlebt Professionalität. Das Team erlebt Entlastung. Und du weißt: Das war wirksam.

Deine Aufgaben

Selbstverantwortlich & strukturiert

• Management des gesamten Backoffice (E-Mail, Kalender, Verträge, Dokumentation)
• Steuerung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen
• Begleitung von Recruiting- und Onboarding-Prozessen
• Analyse, Strukturierung und Optimierung interner Abläufe
• Kundenkommunikation auf professionellem Niveau
• Unterstützung der Geschäftsführung in strategischen und operativen Themen

Digital & zukunftsorientiert

• Nutzung moderner Tools (MS Office, Apple-Umfeld, Cloud-Systeme)
• Einsatz von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Notion AI, Automatisierungen)
• Weiterentwicklung digitaler Prozessstandards

Was du mitbringst

• Mind. 3 Jahre Erfahrung im Office-Management / Projektassistenz
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Digitale Kompetenz & Offenheit für KI
• Struktur, Eigenverantwortung und Lösungsorientierung
• Professionelles Deutsch in Wort und Schrift
• Idealerweise Erfahrung im Bau-/Handwerksumfeld (kein Muss)

Was dich bei uns erwartet

Arbeiten mit Sinn & Verantwortung

Unsere Arbeit sichert Infrastruktur und Lebensqualität in der Region. Du trägst dazu bei, dass Projekte klar, effizient und menschlich umgesetzt werden.

• Modernstes Apple-Setup
• KI-Integration im Alltag
• Klare Abläufe statt Bürokratie
• Schnelle Entscheidungswege
• Jahresgehalt: 45.600 € (bei 38 Std./Woche)
• 30 Urlaubstage
• Tarifliches Urlaubsgeld
• Arbeitgeberfinanzierte private Zusatzkrankenversicherung
• Diensthandy & iPad
• Flexible Arbeitszeiten & 1 Tag Homeoffice/Woche
• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents
• Kostenloser Parkplatz & Getränke

Entwicklungsperspektive

Wir denken langfristig.

Möglichkeit zur Weiterentwicklung Richtung:

• Erweiterte Führungsverantwortung
• Betriebsleitung
• Perspektivisch Eintritt in die Geschäftsführung

Wen wir suchen

Du passt zu uns, wenn du:

• Verantwortung übernimmst statt Ausreden zu suchen
• klar kommunizierst
• Prozesse liebst und Chaos ordnest
• wachsen willst -- fachlich und menschlich
• Teil einer echten Gemeinschaft sein möchtest

Du musst nicht alles können. Aber du musst wollen.

Wenn du nur Sicherheit suchst und keine Verantwortung übernehmen möchtest, wird es nicht passen.

Wenn du innerlich „Ja" sagst -- dann freuen wir uns auf dich.

Bewerbung

Um deine Bewerbung in unserem aktuellen Bewerbungsprozess berücksichtigen zu können, übersende uns gerne deinen Lebenslauf an: info@gruss-bau.de

Bitte teile uns hinzu noch mit:

• frühester Eintrittstermin
• Gehaltsvorstellung

Arbeitsort: Maintal-Dörnigheim · Vollzeit · 38 Stunden/Woche