Office Manager & Assistant (m/w/d)

Standort:

• Garching b. München Hays Jetzt bewerben

Zusammenfassung

• Arbeitszeit: Vollzeit
• Typ: Festanstellung
• Qualifikationslevel: Betriebswirte/Fachwirte/Fachkaufleute (Fachschulniveau) B - Betriebswirte u.a.

Gewünschte Fähigkeiten & Kenntnisse

• MS Office
• G Suite
• Verwaltung
• Büroorganisation
• Koordination
• Korrespondenz
• Auszahlung
• Englisch
• Marketing
• Reiseplanung
• MS Outlook
• Geschäftskorrespondenz
• MS Excel
• Organisation
• Büromanagement
• PowerPoint
• Stakeholderkommunikation
• Deutsch
• Verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Kommunikationsfähigkeit
• Serviceorientierung

Unsere Leistungen

• Barrierefreiheit
• Homeoffice

Stellenbeschreibung

Aufgaben:

• Verwaltung des Kalenders, der Termine und der Reiseplanung der Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Besprechungsunterlagen
• Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mails, Telefonate, Briefe) und Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern
• Unterstützung bei Projektkoordination, Recherche und Datenerhebung zur Vorbereitung strategischer Entscheidungen
• Pflege vertraulicher Unterlagen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Organisation
• Verantwortung für den täglichen Büroablauf, einschließlich Telefonmanagement, allgemeiner Korrespondenz und Empfang von Gästen
• Koordination der Büroorganisation, Besprechungsräume und Veranstaltungsplanung sowie Abwicklung der Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Behörden
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation von Kosten, Belegen und Rechnungen
• Unterstützung von Sales, Marketing, Operations und weiteren Abteilungen bei bürobezogenen Aufgaben sowie Organisation interner und externer Meetings, Konferenzen und Firmenveranstaltungen
• Vorbereitung von Agenden, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-dos sowie professionelle Repräsentation des Unternehmens im Gästemanagement und in der Kommunikation mit Stakeholdern

Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Fachgebiet
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Office Manager oder Executive Assistant, idealerweise im Umfeld von Medizintechnik, Pharma oder kleinen Unternehmen.
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil)
• Hohe Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google Workspace (Excel/Sheets, Word/Docs, PowerPoint/Slides, Outlook/Calendar)
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und serviceorientierte Arbeitsweise
• Selbstständige, proaktive und detailorientierte Arbeitsweise

Benefits:

• Spannendes, innovatives Umfeld mit internationalem Flair
• Geplante Übernahme in Festanstellung bei unserem Kunden
• Kontinuierliche Betreuung während des Kundeneinsatzes
• Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
• Hohes Maß an Eigenverantwortung
• Homeoffice-Möglichkeit
• Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
• Attraktive, leistungsorientierte Vergütung

Gehaltsinformationen:

Das Gehalt liegt je nach Erfahrung zwischen 55.000 € und 65.000 €.

Bewerbungsprozess:

1. Analyse der Qualifikationen: Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
2. Kennenlernen:
3. Kontakt mit Kunden oder Kundinnen: Nachdem wir Ihre Ziele und Qualifikationen mit den Jobs bei unseren Kunden und Kundinnen abgeglichen haben, kommt es nach Ihrer Zustimmung zu einer Kontaktherstellung. Danach folgt ein persönliches Kennenlernen.

Bei Fragen zur Barrierefreiheit und Inklusion steht die folgende Anlaufstelle vertraulich zur Verfügung: .

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Bewerbung:

• Ansprechperson: Simone Geppert Jetzt bewerben

Arbeitgeber:

Hays

Web:

https://www.hays.de