Kaufmännische Objektassistenz / Immobilienassistenz (m/w/d)
Minijob (ca. 8--12 Std./Woche) | Perspektivisch ausbaubar
Wir sind eine familiengeführte GmbH & Co. KG mit Fokus auf die Verwaltung von zwei größeren Gewerbeimmobilien sowie rund 15 weiteren Wohn- und Privatimmobilien (ca. 40 Mietparteien).
Neben der operativen Verwaltung möchten wir unsere Strukturen in den kommenden zwei Jahren gezielt professionalisieren und auf eine geplante Übergabe innerhalb der Geschäftsführung vorbereiten. Dafür suchen wir eine zuverlässige, strukturierte Persönlichkeit, die uns operativ entlastet und gleichzeitig beim Aufbau klarer Prozesse unterstützt.
Ihre Aufgaben
Kaufmännische Administration
- Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen zur Zahlung
- Strukturierte digitale Ablage aller objektbezogenen Dokumente
- Pflege von Mieterkonten und Offene-Posten-Übersicht
- Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberater
- Unterstützung bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
Kommunikation & Koordination
- Ansprechpartner/in für Mieter bei administrativen Anliegen
- Koordination von Handwerkern, Dienstleistern und Energieversorgern
- Terminorganisation für Wartungen, Prüfungen und Objektbegehungen
- Schriftliche Kommunikation (z. B. Mängelanzeigen, Terminabstimmungen)
Technische & operative Objektbetreuung
- Steuerung kleinerer Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen
- Einholung und Vergleich von Angeboten
- Überwachung von Wartungs- und Prüffristen
- Dokumentation von Umbau- und Renovierungsmaßnahmen
Schwerpunkt: Strukturaufbau & Professionalisierung
Prozess- und Wissensdokumentation
- Systematische Dokumentation wiederkehrender Abläufe (z. B. Mieterwechsel, Schadensabwicklung)
- Aufbau eines digitalen Objekt-Handbuchs je Immobilie
- Strukturierung historischer Unterlagen
- Sicherstellung einer transparenten Wissensbasis
Transparenz & Reporting
- Aufbau einer übersichtlichen Fristen- und Vertragsdatenbank
- Erstellung einer monatlichen Objektübersicht (Mieteingänge, Leerstand, offene Posten)
- Unterstützung bei Liquiditäts- und Budgetübersichten
Vertrags- & Risikomanagement
- Pflege einer zentralen Übersicht aller Miet-, Wartungs- und Versicherungsverträge
- Monitoring von Kündigungsfristen, Indexierungen und Anpassungsmöglichkeiten
Instandhaltungs- & Investitionsplanung
- Mitwirkung an einer mehrjährigen Instandhaltungsübersicht je Objekt
- Dokumentation von Sanierungs- und Modernisierungsbedarf
Ihr Profil
- Erfahrung in der Immobilienverwaltung, Hausverwaltung oder kaufmännischen Sachbearbeitung
- Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion
- Kommunikationsstärke und lösungsorientiertes Denken
- Grundkenntnisse im Mietrecht von Vorteil
Wir bieten
- Minijob (bis 550 € monatlich)
- Flexible Arbeitszeiten (idealerweise 2/3 feste Tage pro Woche)
- Einblicke in unternehmerische Immobilienstrukturen
- Perspektive auf Stundenaufstockung bei gegenseitiger Eignung
- Eigenverantwortliches Arbeiten in einem familiären Umfeld
- Homeoffice möglich
- Eigener Laptop und Handy
Wichtig Die Position ist bewusst so angelegt, dass sie nicht nur operative Aufgaben übernimmt, sondern aktiv zur Professionalisierung unserer Immobilienstruktur beiträgt. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützen einen strukturierten Übergabeprozess in den kommenden zwei Jahren.
Art der Stelle: Minijob Gehalt: ab 550,00€ pro Monat
Leistungen:
- Essenszuschuss
- Firmenevents
- Firmenhandy
- Gleitzeit
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Zusätzliche Urlaubstage
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 70565 Stuttgart
