Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Managementassistent/in)

Deine Aufgaben:

• Administrative Unterstützung der Vorstandsmitglieder, einschließlich komplexer Kalender- und Meetingkoordination.
• Unterstützung des Company Secretary bei der Organisation von Vorstands- und Ausschusssitzungen sowie bei der Erstellung von Governance-Unterlagen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Meeting-Agenden und der Erstellung von Protokollen.
• Vertraulicher und professioneller Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen.
• Planung, Organisation und Durchführung von Corporate- und Executive-Events wie Vorstandsessen, Strategie-Offsites, Stakeholder-Besuchen und internen Leadership-Sessions.
• Koordination sämtlicher logistischer Abläufe, einschließlich Locationauswahl, Catering, Einladungsmanagement, Reiseplanung und Vor-Ort-Betreuung.
• Planung und Buchung nationaler und internationaler Reisen.
• Unterstützung des Office Managers bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten.

Du bringst mit:

• Fundierte Erfahrung als Persönliche Assistenz, Executive Assistant oder Office Manager – idealerweise im Finanzdienstleistungs- oder Corporate-Governance-Umfeld.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie sehr gute Kommunikations- und Multitasking-Kompetenzen.
• Hohe soziale Kompetenz und ein professioneller, taktvoller Umgang mit Senior Stakeholdern.
• Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Events, von der Logistik bis zur Durchführung, im Corporate- oder Executive-Bereich.
• Sehr gute IT-Kenntnisse: Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), SharePoint sowie moderne digitale Kollaborationstools.
• Ausgeprägte Diskretion und Vertraulichkeit.
• Proaktive, flexible und Fähigkeit, das Wesentliche im Auge zu behalten.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie die Fähigkeit, in beiden Sprachen klar und sicher zu kommunizieren.

Wir bieten:

• Ein internationales Team mit Kollegen aus über 50 verschiedenen Ländern
• Sozialleistungen wie eine betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Urlaub im Jahr sowie den 24. und 31. Dezember als arbeitsfreie Tage
• Employee Assistance Programme – persönlicher 24/7 Beratungsdienst für alle Mitarbeiter
• Verschiedenste Möglichkeiten für flexibles Arbeiten u.a. diverse Teilzeitmodelle, Gleitzeit
• Weitreichende, sehr flexible Homeoffice-Regelungen - Möglichkeit der Arbeit aus dem EU-Ausland für bis zu 30 Tage pro Jahr
• Zusätzliche Leistungen wie Sportangebote und kostenlos Obst, Nüsse, Getränke
• Zuschuss zum BVG Ticket sowie ein Lease a Bike-Programm
• Eine informelle Unternehmenskultur – ohne Dresscode und ‚Sie‘
• Eine ausgezeichnete Lernkultur und Möglichkeiten, Ihre Fachkenntnisse stetig zu erweitern
• Leicht erreichbare Büros im Stadtzentrum