Office Manager (m/w/d)

Office Manager (m/w/d)

Über uns

Die Medialine Communications GmbH ist ein etabliertes ITK- und Kommunikationsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Wir unterstützen unsere Kunden mit leistungsstarken Lösungen in den Bereichen IT-Services, Kommunikation und Managed Services. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Strukturen weiterentwickelt und den reibungslosen Office-Betrieb sicherstellt.

Rahmenbedingungen

• Voll-Teilzeitstelle mit 20--40 Stunden pro Woche
• Standort Berlin mit Homeoffice-Möglichkeit & regelmäßiger Präsenz im Office

Aufgabenfeld

• Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
• Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
• Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
• Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
• Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
• Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
• Zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)
• Unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
• Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
• Kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
• Koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
• Ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
• Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
• Sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
• Sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
• Vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
• Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams
• Sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an.

Benefits

• Workation: Bis zu 4 Wochen im Jahr an einem Medialine-Standort deiner Wahl in Deutschland, Österreich oder Rumänien arbeiten
• Mitarbeiterevents: Regelmäßige Veranstaltungen wie Sportevents, Teamevents und Weihnachtsfeier
• Weiterbildung: Regelmäßige Weiterbildungen, jährliche Zertifizierung im jeweiligen Fachgebiet, sowie Medialine Akademie.
• Subventioniertes Mittagessen: Bezuschussung der Mittagsmahlzeit in der Kantine in Wiesbaden und im Hauptquartier Bad Sobernheim
• Homeoffice & mobiles Arbeiten: Flexibel Arbeiten von Zuhause und im Büro im Hybrid-Modell. Arbeiten 100% Remote möglich nach Absprache
• Mentorenprogramm: Unterstützung über die Einarbeitungsphase hinaus durch einen Buddy
• Warm- und Kaltgetränke: Professionelle Kaffeezubereitung aus dem Vollautomaten, Wasser, Säfte, alkoholfreie Getränke
• Obstkorb: Wöchentlich frisches Obst -- regional und saisonal
• Mitarbeiterrabatte: Attraktive Mitarbeiterangebote über Corporate Benefits, Nachlässe auf Brands wie Dell, Apple und Teufel
• Fahrtkostenerstattung: Erstattung von Bahn- oder Flugtickets für Dienstreisen mit eigenem PKW, Übernahme der Anreisekosten zum Vorstellungsgespräch
• Firmenwagen & Parkplatz: Je nach Position (Account-Manager / Consultants) Möglichkeit der Nutzung eines PKW (Verbrenner / Elektro) zum dienstlichen und privaten Gebrauch mit 1 % | Parkplätze an allen unseren Standorten
• Flexible Arbeitszeit: Vertrauensarbeitszeit angepasst an die Lebensumstände zur besseren Vereinbarkeit von Beruf & Familie
• Job-Ticket: Übernahme der Kosten für das ÖPNV-Ticket
• Job-Bike: Möglichkeit des Leasings eines E-Bikes
• Sport: Urban Sportsclub + eigenes Handball-Team & Lounge bei Mainz 05
• Betriebliche Altersvorsorge: Auf Wunsch Übernahme vorhandener betrieblicher Altersvorsorge
• Notebook & Smartphone: Dell Notebook und Apple iPhone + weitere Ausstattung für das mobile Arbeiten zu Hause

Wer wir sind

Willkommen bei der Medialine Group. Als vielfach ausgezeichneter IT-Dienstleister betreuen wir hunderte mittelständische und große Unternehmen mit Premium IT-Services. Seien Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der IT mit!

• über 500 Mitarbeiter
• 20 Standorte
• mehr als 1500 Kunden
• über 250 Projekte