Senior Payroll Accounting Specialist (Part-Time)

Über parcelLab

Bei parcelLab helfen wir führenden Einzelhändlern dabei, Momente nach dem Kauf in Erlebnisse zu verwandeln, an die sich Kunden erinnern und für die sie gerne zurückkehren. Unsere Plattform wird von ikonischen Marken wie John Lewis, AllSaints, Yeti, SharkNinja und IKEA genutzt, um die Kommunikation nach dem Checkout zu steuern, die Kundenbindung zu fördern und langfristige Loyalität aufzubauen.

Wir vereinen jeden Berührungspunkt – von der Kundenkonvertierung und Sendungsverfolgung bis hin zu Lieferung, Retouren und Engagement – in einem nahtlosen Ökosystem. Wir sind ein motiviertes, diverses und internationales Team aus über 25 verschiedenen Nationalitäten. Mit erstklassigen Bewertungen für Unternehmenskultur und Mitarbeitererfahrung auf Glassdoor werden Sie es lieben, bei uns zu arbeiten!

Warum Sie bei uns einsteigen sollten

Wir bewegen uns schnell und bauen gemeinsam. Wir bieten echte Eigenverantwortung, sinnvolle Herausforderungen und einen Platz in der ersten Reihe, um unsere Prozesse während unseres Wachstums mitzugestalten. Wachstum bedeutet bei uns nicht Titel oder Betriebszugehörigkeit, sondern größere Herausforderungen anzunehmen, schnell zu lernen und einen echten Einfluss zu haben. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt, aber Sie haben die Autonomie, die Führung zu übernehmen.

Über die Rolle

Wir suchen einen erfahrenen Senior Payroll Accounting Specialist auf Teilzeitbasis (3 Tage pro Woche).

Dies ist eine praxisorientierte, auf Ergebnisse ausgerichtete Rolle, in der Sie unseren monatlichen End-to-End-Gehaltsabrechnungsprozess über alle unsere Rechtseinheiten und Employer of Record (EoR)-Vereinbarungen hinweg leiten und koordinieren. In enger Zusammenarbeit mit externen Anbietern bereiten und validieren Sie Eingaben, überprüfen Bruttoergebnisse und stellen eine ordnungsgemäße Dokumentation sowie Prüfungssicherheit sicher.

Während Sie im Finanzteam angesiedelt sind, fungieren Sie als wichtiges Bindeglied zwischen den Finanz- und Personalabteilungen, bearbeiten Gehaltsanfragen von Mitarbeitern und verbessern proaktiv Prozesse und Kontrollen.

Ihre Aufgaben

Koordination & Durchführung der Gehaltsabrechnung

• Verwaltung der monatlichen End-to-End-Gehaltsabrechnung über alle Einheiten (DE, UK, US, FR) und EoRs in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit externen Anbietern.
• Vorbereitung, Validierung und Überprüfung von Gehaltsabrechnungsdaten, Sicherstellung hoher Genauigkeit und Lösung von Unstimmigkeiten.
• Abgleich von Gehaltsdaten mit HiBob (HRIS) und Überwachung gesetzlicher Abzüge und Meldungen (Steuern, Renten, Sozialleistungen).

Schnittstelle zwischen Finanzen & Personal

• Als zentrale Anlaufstelle zwischen Finanz- und Personalabteilung für alle Gehaltsabrechnungsfragen fungieren.
• Überprüfung und Validierung monatlicher Gehaltsbuchungen, Sicherstellung korrekter Kostenstellenallokationen und korrekter Behandlung arbeitgeberbezogener Lohnkosten.
• Durchführung monatlicher Bilanzabstimmungen von lohnbezogenen Konten (Rückstellungen, Verbindlichkeiten) innerhalb des Monatsabschlusses.
• Führung genauer Aufzeichnungen, Audit-Trails und unterstützender Dokumentation zur Sicherstellung der Revisionssicherheit über alle Einheiten hinweg.

Mitarbeiterunterstützung & Compliance

• Erster Ansprechpartner für Gehaltsanfragen von Mitarbeitern, wobei klare, einfühlsame und zeitnahe Antworten gewährleistet werden.
• Sicherstellung der Einhaltung von Lohnvorschriften in verschiedenen Rechtsgebieten und Vorantreiben kontinuierlicher Prozessverbesserungen.

Was wir suchen

• Mehrjährige Erfahrung in der internationalen Gehaltsabrechnung (5 Jahre): Tiefes Verständnis für die Durchführung von Gehaltsabrechnungen in Deutschland und mindestens einer weiteren Jurisdiktion (UK oder US), mit der Fähigkeit, diese unabhängig und gleichzeitig zu verwalten.
• Gesetzliche Kenntnisse: Fundiertes Verständnis der gesetzlichen Anforderungen an die Gehaltsabrechnung (Steuern, Renten, Meldungen) und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Anbietern.
• Systemerfahrung: Praktische Erfahrung mit HiBob oder einem vergleichbaren HRIS sowie Arbeitskenntnisse von EoR-Plattformen wie Papaya Global und/oder Justworks. Vertrautheit mit lohnspezifischen Tools wie DATEV (oder gleichwertig) ist ein starker Vorteil.
• Finanzielle Expertise: Solider Hintergrund in der Lohnbuchhaltung oder Finanzbuchhaltung mit der Fähigkeit, Abstimmungen und Lohn-zu-Hauptbuch-Prozesse nahtlos zu verwalten.
• Wichtige Eigenschaften: Hohes Maß an Genauigkeit, Liebe zum Detail und Diskretion beim Umgang mit sensiblen Daten. Fähigkeit, unabhängig über mehrere Abrechnungszyklen hinweg zu arbeiten und Probleme proaktiv anzugehen.
• Kommunikation & Zusammenarbeit: Sicher in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit und in der Lage, externe Anbieter bei Bedarf in die Pflicht zu nehmen.
• Sprachen: Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich; Französischkenntnisse sind ein Plus.

Was wir bieten & Vorteile

• 🧠 Raum für Wachstum: Viel Raum für eigene Ideen... Platz zum Ausprobieren, Scheitern und Lernen!
• 🛳 Nahtlose Integration: Ein umfassender 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan hilft Ihnen ab dem ersten Tag, sich im Team zu integrieren und Ihre Verantwortlichkeiten sicher zu verstehen.
• 🏝 Digital-First-Flexibilität: Ausgestattet mit dem neuesten MacBook oder PC entscheiden Sie, ob Sie komplett von zu Hause, in einem unserer Büros oder einer Mischung arbeiten möchten. Nicht in der Nähe eines Büros? Kein Problem! Finden Sie einen Coworking-Space, und wir helfen bei den Kosten.
• 🚀 Karriereentwicklung: Zugang zu kontinuierlichen Entwicklungsmöglichkeiten, einschließlich unseres Leadership Development Program, Online-Sprachkursen und Budgets für Weiterbildungen.
• 🧘🏽‍♀️ Wohlbefinden: Bleiben Sie geerdet mit kostenlosen Meditations-, Achtsamkeits- und Coaching-Sitzungen über unsere Plattform TELUS.health.
• 🎉 Verbindung: Regelmäßige Firmen-Retreats, parcelLab-Events (persönlich und online), lokale Treffen und Team-Offsites.

Chancengleichheit

parcelLab ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir leben das Motto always joy, always team, always equality, was bedeutet, dass wir Vielfalt feiern und keinerlei Form von Diskriminierung oder Belästigung akzeptieren. Wir glauben, dass Vielfalt unsere Mitarbeitererfahrung bereichert und es jedem von uns ermöglicht, die bestmögliche Arbeit zu leisten.

Qualifizierte Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Alter, Familienstand, Behinderungsstatus oder anderen Lebensumständen berücksichtigt.

Werden Sie Teil unseres Wachstums – bringen Sie Ihre Ideen ein und teilen Sie unseren Erfolg, während wir die Customer Journey nach dem Kauf für Millionen von Menschen jeden Tag weiter verbessern!