Stellenbeschreibung
Ihre Aufgaben
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Referent / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung in strategischen, operativen und administrativen Themen und arbeiten dabei eng mit den Führungskräften des Unternehmens zusammen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Leitung des Office Managements inklusive Verantwortung für einen Mitarbeitenden und tragen durch koordinierende Aufgaben in Projekten, Veranstaltungen und bereichsübergreifenden Themen zu reibungslosen Abläufen im Tagesgeschäft bei.
Ihr Aufgabengebiet:
- Direkte Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen, operativen und administrativen Aufgaben
- Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen inklusive Vor- und Nachbereitung
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz
- Organisation und Begleitung interner und externer Veranstaltungen mit Beteiligung der Geschäftsführung
- Eigenverantwortliche Steuerung und Nachverfolgung von Projekten – insbesondere im Bereich Immobilien-, Bau- und Organisationsprojekte
- Überwachung von Projektfortschritten, Terminen und Maßnahmen sowie Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern
- Unterstützung bei Prioritätsprojekten inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen
- Koordination bereichsübergreifender Themen sowie zentrale Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner der Geschäftsführung
- Organisatorische Betreuung von Datenschutzthemen in Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern
- Leitung und Weiterentwicklung des Office Managements inklusive fachlicher Verantwortung für einen Mitarbeitenden sowie Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, idealerweise mit Bezug zu Management, Organisation oder Verwaltung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, z. B. als Assistenz oder Referent der Geschäftsführung, Projektassistenz oder Management Support
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen und hohe Diskretion
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
- Erfahrung im Projektmanagement sowie Interesse an organisatorischen und prozessbezogenen Themen
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln
- Hohe Serviceorientierung, Belastbarkeit und Hands-on-Mentalität
Unser Angebot
- Unbefristete Festanstellung in einem zukunftsorientierten Unternehmen
- Leistungsgerechte Vergütung sowie 30 Tage Urlaub
- Flexible Arbeitsgestaltung mit Gleitzeit und bis zu 50 % Homeoffice
- Wellpass-Angebot für Gesundheit und Fitness
- Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenständigkeit
- Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und ein wertschätzendes Miteinander
- Fundierte Einarbeitung, erfahrenes Team sowie regelmäßiger abteilungsübergreifender Austausch
- Möglichkeiten zur aktiven Mitgestaltung sowie Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und kostenloser Tiefgaragenstellplatz
- Kostenlose Getränke und frisches Obst
