Senior Operations Manager - DTC & Supply Chain - 35hrs+/week freelance & 100% remote

Über diesen Job

Ich suche für meinen Kunden, Purefemm – eine schnell wachsende D2C-Abo-Marke im Bereich Frauengesundheit – Unterstützung.

Wir suchen Menschen, die wie Unternehmer denken, Probleme gerne lösen und beim Aufbau einer führenden Marke helfen möchten.

Bei Purefemm bauen wir mehr als nur ein Supplement-Unternehmen. Unsere Mission ist es, Frauen dabei zu helfen, die Menopause mit Produkten zu meistern, denen sie vertrauen.

Wir bauen eine Subscription-First DTC-Marke, bei der operative Exzellenz genauso wichtig ist wie Marketing. Jeder Lieferant, jede Lieferung, jede Kundeninteraktion und jeder interne Prozess wirkt sich direkt auf das Kundenerlebnis, die Kundenbindung und das langfristige Wachstum aus.

Wir suchen einen Senior Operations Manager, der die Verantwortung für unsere gesamte operative Funktion übernimmt – von Supply Chain und Fulfillment bis hin zu Kundensupport und operativer Exzellenz.

Sie kommen nicht, um bestehende Prozesse zu verwalten. Sie kommen, um sie zu verbessern.

Wir erwarten eine echte Eigentümermentalität – jemanden, der in das Unternehmen einsteigt, innerhalb der ersten zwei Wochen ein vollständiges Verständnis unserer Abläufe aufbaut, proaktiv Möglichkeiten zur Zeitersparnis, Kostensenkung und Effizienzsteigerung identifiziert und dann die Verantwortung für die Umsetzung dieser Verbesserungen übernimmt.

Sie arbeiten direkt mit dem Gründer zusammen, treffen tägliche operative Entscheidungen und bauen skalierbare Systeme auf, die die nächste Wachstumsphase von Purefemm unterstützen, einschließlich neuer Produkteinführungen und internationaler Expansion.

Wenn Sie es genießen, Struktur aus Komplexität zu schaffen, wie ein Geschäftsinhaber denken und einen direkten Einfluss auf den Aufbau einer der führenden Abo-Marken Europas im Bereich Frauengesundheit haben möchten, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.

Aufgaben

Supply Chain

• Verantwortung für Lieferantenbeziehungen (Herstellung, Verpackung, Etikettierung).
• Management von Einkauf, Bedarfsplanung und Bestandsvorhersage basierend auf Verkaufsleistung, Werbeausgaben und Kundenverhalten.
• Überwachung der Lagerbestände und proaktives Bestandsmanagement zur Vermeidung von Out-of-Stock-Situationen.
• Aufbau von Backup-Lieferantenstrategien und Minderung operativer Risiken.
• Führung von Lieferantenverhandlungen und kontinuierliche Optimierung von Preisen und Konditionen.
• Koordination von Produktmeldungen und operativen Compliance-Anforderungen in allen relevanten Märkten.

Fulfillment & Logistik

• Verantwortung für die Beziehung zu unseren 3PL-Fulfillment-Partnern und kontinuierliche Verbesserung der operativen Leistung.
• Überwachung des täglichen Auftragsflusses und Sicherstellung reibungsloser Fulfillment-Abläufe.
• Optimierung der Versandkosten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und der EU.
• Lösung operativer Probleme (Lieferstreitigkeiten, falsche Adressen, Kurierprobleme, Ladenhüter).
• Leitung von Fulfillment-Optimierungs- und Lagerumzugsprojekten bei Bedarf.
• Unterstützung von Multi-Country-Fulfillment-Setups und internationaler Expansion.

Kundensupport-Operations

• Leitung der Kundensupport-Funktion durch den Customer Support Lead.
• Aufbau, Pflege und kontinuierliche Verbesserung von Kundensupport-SOPs.
• Bearbeitung operativer Eskalationen und komplexer Kundenfälle.
• Überwachung von Ticketvolumen, Antwortzeiten und Lösungsraten.
• Durchführung regelmäßiger Qualitätsüberprüfungen und Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
• Verantwortung für operative Entscheidungen bei Rückerstattungsrichtlinien und Ausnahmefällen.

Operations & Prozessmanagement

• Aufbau und kontinuierliche Verbesserung von SOPs über alle operativen Funktionen hinweg.
• Design und Optimierung funktionsübergreifender Übergaben zwischen Operations, Growth, Kundensupport und externen Partnern.
• Kontinuierliche Optimierung unserer operativen Systeme, Workflows und des internen Tool-Stacks.
• Aufbau und Pflege einer strukturierten Lieferantenmanagement-Datenbank.
• Identifizierung operativer Engpässe und proaktive Implementierung skalierbarer Lösungen.

Strategische Operations

• Enge Zusammenarbeit mit dem Gründer bei vierteljährlichen operativen Reviews und strategischer Planung.
• Verantwortung für die operative Planung und Durchführung neuer Produkteinführungen.
• Vorbereitung unserer Abläufe auf die geplante US-Expansion im Jahr 2027.
• Kontinuierliche Verbesserung der operativen Skalierbarkeit im gesamten Unternehmen.

Anforderungen

Must-Haves

• 3+ Jahre Operations-Erfahrung in einem DTC-E-Commerce-Unternehmen.
• Nachweisbare praktische Erfahrung im Management von Supply Chain und 3PL-Fulfillment.
• Erfahrung in der Leitung von Kundensupport-Operations oder -Teams.
• Starke Eigentümermentalität – Sie bauen proaktiv Verständnis auf, identifizieren Probleme und treiben Lösungen eigenständig voran.
• Starke analytische Fähigkeiten mit Erfahrung in der Arbeit mit Tabellenkalkulationen, COGS-Modellen und operativem Reporting.
• Erfahrung mit Shopify und operativen Tools wie ClickUp (oder Notion) und Gorgias (oder Zendesk).
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Lieferanten, Logistikpartnern und operativen Prozessen in der DACH-Region.
• Fähigkeit, unabhängig ohne Mikromanagement zu arbeiten.
• Fließendes Englisch ist erforderlich. Deutsch ist ein starkes Plus.

Nice to Have

• Erfahrung im Abo-Commerce (Loop, Recharge oder ähnlich).
• Erfahrung in den Bereichen Gesundheit, Nahrungsergänzungsmittel oder Beauty.
• Finanzkenntnisse (Buchhaltung, Cashflow, COGS oder Varianzanalyse).
• Erfahrung im Management von Multi-Country-Abläufen in Europa.
• Kenntnisse der EU- oder polnischen MwSt.-Compliance.
• Erfahrung in der Unterstützung von US-Markt-Abläufen.
• Projektmanagement-Hintergrund (PMP, Scrum oder ähnlich).
• Erfahrung mit M&A oder operativer Due Diligence.
• Vertrautheit mit KI-Tools und Workflow-Automatisierungsplattformen.

Was wir bieten

• 100% Remote – Arbeiten Sie von dort, wo Sie am produktivsten sind.
• Flexible Arbeitszeiten – Wir achten auf Ergebnisse, nicht auf Bürozeiten.
• Langfristige Partnerschaft – Wir suchen einen langfristigen Freelance-Partner (12+ Monate).
• Hohe Eigenverantwortung – Sie treffen wichtige operative Entscheidungen.
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer – Schnelle Entscheidungswege und keine unnötige Hierarchie.
• Freiheit mit Verantwortung – Sie haben die Autonomie, Prozesse zu verbessern und Ideen umzusetzen.
• Echter geschäftlicher Einfluss – Ihre Arbeit beeinflusst direkt das Kundenerlebnis und die Effizienz.
• Wettbewerbsfähiges monatliches Honorar – Basierend auf Ihrer Erfahrung und Ihrem Track Record.
• Mit uns aufbauen – Helfen Sie dabei, eine der führenden Abo-Marken Europas für Frauengesundheit zu formen.