Chief of Staff (m/f/d)

Über tokenforge

Bei tokenforge sind wir ein schlankes, internationales Team, das Software für das Asset-Lifecycle-Management digitaler Finanzprodukte in regulierten Kapitalmärkten entwickelt. Wir arbeiten hands-on, übernehmen Verantwortung und legen Wert darauf, Software zu bauen, auf die sich unsere Kunden verlassen können.

Ingenieure, Designer, Compliance-Experten und Gründer arbeiten Seite an Seite, mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Jeder hat eine Stimme und kann Ideen einbringen.

Wir suchen jemanden, der die volle Verantwortung für das kommerzielle und administrative Rückgrat des Unternehmens übernimmt – in erster Linie Finanzen und Buchhaltung, sowie Verträge. Sie agieren als rechte Hand der Gründer, treffen Entscheidungen eigenständig und entlasten das Management, damit sich dieses auf Produkt und Geschäft konzentrieren kann. Mit unserem Wachstum wächst auch Ihre Rolle.

Ihre Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Verantwortung für unsere Buchhaltung von A bis Z, einschließlich der korrekten Erfassung und Behandlung von Token-Sales und anderen krypto-basierten Zahlungsströmen, und Etablierung als zuverlässige, eigenständig laufende Funktion.
• Verantwortung für die laufende Finanzorganisation, teils intern, teils durch Steuerung und Koordination des Steuerberaters und externer Dienstleister.
• Durchführung des täglichen Finanzbetriebs: Rechnungsstellung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Ausgabenmanagement.
• Aufbau von Budgetierung, Liquiditäts- und Cashflow-Planung sowie regelmäßiges Finanzreporting, das den Gründern jederzeit einen klaren Überblick gibt.
• Etablierung von Grundlagen für Finanzcontrolling und Reporting, die mit dem Unternehmen skalieren.
• Sicherstellung zuverlässiger Zahlen, sauberer Prozesse und prüfungsreifer Unterlagen.

Management-Support & Organisation

• Rechte Hand des Managements: Strukturieren, Priorisieren und eigenständiges Treffen von Entscheidungen im kommerziellen und administrativen Bereich.
• Organisation und Verantwortung für interne Abläufe in Finanzen und Verwaltung, um das Tagesgeschäft reibungslos am Laufen zu halten.
• Übernahme von Verantwortung mit Prokura für definierte Bereiche und Handeln im Interesse des Unternehmens.
• Aufbau der Finanz- und Verwaltungsfunktion, die mit dem Unternehmen wächst.

Koordination & Schnittstelle

• Koordination zwischen Management, internen Teams, Steuerberater, externen Dienstleistern und Rechtsbeistand.
• Sicherstellung, dass der administrative und kommerzielle rote Faden im gesamten Unternehmen sichtbar bleibt.

HR & Verträge

• Entwurf und Prüfung von Verträgen und Vereinbarungen mit dem notwendigen juristischen Verständnis.
• Abwicklung der grundlegenden HR-Administration (Arbeitsverträge, Onboarding, Personalakten); dieser Bereich kann mit dem Wachstum des Unternehmens ausgebaut werden.

Ihr Profil

Erforderliche Fähigkeiten

• Mehrjährige Erfahrung in einer kommerziellen und administrativen Rolle mit starkem Fokus auf Finanzen und Buchhaltung.
• Fundiertes juristisches Verständnis. Sie können Verträge und rechtliche Themen eigenständig einschätzen und bearbeiten.
• Hands-on-Erfahrung in der Buchhaltung oder in deren Steuerung und Koordination (sowohl intern als auch in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater).
• Starke administrative Fähigkeiten: Sie strukturieren, dokumentieren und halten Prozesse sauber.
• Ein eigenständiger, hands-on denkender Mensch, der Aufgaben erfassen, priorisieren und autonom umsetzen kann. Jemand, der sich schnell einarbeitet und vom ersten Tag an Verantwortung übernimmt.
• Sie denken mittelfristig und möchten mit dem Unternehmen wachsen.
• Exzellentes Deutsch in Wort und Schrift für Verträge, Behörden, Steuerberater und Partnerkommunikation; gutes Englisch für die Arbeit in einem internationalen Team.

Starkes Plus (keine Voraussetzung)

• Erfahrung als Executive/Board Assistant oder Chief of Staff.
• Prokura oder vergleichbare Verantwortung in einer früheren Rolle.
• Hintergrund in einem Fintech, einer Bank oder einem regulierten Umfeld.
• Berührungspunkte mit Tokenisierung, Krypto-Assets oder digitalen Finanzprodukten.
• Eine kaufmännische oder juristische Ausbildung/Studium.
• Erfahrung in der HR-Administration oder People Operations, nützlich, da dieser Teil der Rolle mit der Zeit wächst.

Was wir bieten

• 100% Remote-Arbeit und flexible Arbeitszeiten.
• Wettbewerbsfähige Vergütung mit zusätzlichen Benefits wie VSOP und Token-Allokationen.
• Direkte Zusammenarbeit mit Gründern, Senior Engineers und lizenzierten Partnern.
• Die Chance, unsere Finanz- und Verwaltungsfunktion von Grund auf zu gestalten.
• Echte Verantwortung für Ihre Prozesse, Ihre Strukturen, Ihre Entscheidungen.
• Arbeit in einem schnell wachsenden Unternehmen in einem der dynamischsten Finanzbereiche.