WE ARE
Wir sind We are Family, die Kommunikationsagentur für Marketing und Bildungskommunikation für Kids, Teens, junge Erwachsene und ihre Wegbegleitenden. Die Zielgruppe soll es feiern! -- das ist der Anspruch unserer Arbeit. Als interdisziplinäres, dynamisches und kreatives Team haben wir den Drive, uns und unsere Kund:innen immer weiterzuentwickeln -- im deutschsprachigen Raum genauso wie weltweit in Zusammenarbeit mit dem We are Family Agenturnetzwerk. Wir leben New Work und arbeiten flexibel in Zeit und Ort -- ein modernes Office in Standort Stuttgart darf dabei nicht fehlen. Mit unserer Agentur und unserem Team planen wir weiter zu wachsen.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Stuttgart (remote) eine:n Persönliche Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) mit einem Arbeitsumfang von einer 10-20 Std./Woche.
DEINE AUFGABEN
- Du managst meinen Kalender und mein Postfach, priorisierst Termine und baust sinnvolle Ablage- und Wochenstrukturen.
- Du koordinierst Meetings und Reisen inklusive Vorbereitung und Follow-ups.
- Du bereitest Calls vor: Agenda, Unterlagen, kurze Briefings und To-dos.
- Du hältst Aufgaben nach, trackst Deadlines und erinnerst proaktiv.
- Du unterstützt punktuell und nach Absprache an der Schnittstelle von privaten und beruflichen Orga-Themen.
- Du übernimmst an der Schnittstelle zur HR eigene Projekte, zum Beispiel Planung und Vorbereitung von Team-Incentives, Goodies für Mitarbeitende oder kleine interne Aktionen.
- Du steuerst Schnittstellen und bringst Langzeitthemen im Rahmen unserer geplanten Ausgründungen strukturiert voran (Koordination, Nachhalten, Unterlagen- und Terminmanagement).
DAS BRINGST DU MIT
- Berufserfahrung in ähnlicher Position
- Sehr starke Organisations- und Priorisierungskompetenz.
- Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Themen.
- Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch ist ein Plus.
- Du arbeitest strukturiert, digital, schnell, eigenständig und lösungsorientiert.
- Sicherer Umgang mit MS Office und Teams
- Ein Plus: Branchenerfahrung im Umfeld Agentur / Kommunikation
DAS BEKOMMST DU
- Klare Zuständigkeiten, kurze Wege und hohe Eigenverantwortung.
- Flexible Arbeitszeiten und remote Zusammenarbeit.
- Spannende, eigene Projekte an der Schnittstelle zur HR und in strategischen Langzeitthemen.
- Eine Zusammenarbeit, die auf Vertrauen, Klarheit und Pragmatismus basiert.
ART DER STELLE
- Teilzeit (10-20 h/Woche)
- Remote
