About designcompany
Die designcompany ist die Antwort auf die Frage nach Kreativität, neuen Horizonten und Begeisterung. Wir designen und entwickeln inhaltlich überzeugende Konzepte für Markenerlebnisse durch Architektur, Events und Branding. Unsere Kunden sind Unternehmen, die es ernst meinen, neugierig sind und sich was trauen.
You
- Klares Verständnis wofür und wie wir arbeiten
- Klares Mitdenken und Reflektieren über Unternehmensprozesse
- Offenheit und klarer Umgang mit KI für Aufgabenbewältigung
- Geschwindigkeit und Effizienz in der Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit und Vertrauen
- Sehr proaktiver Kommunikationsstil
- Erfahrungen und den guten Blick für Officeabläufe - was könnte besser laufen?
- Freude an interdisziplinärer Arbeit im Team
- Sehr hohes schriftliches und mündliches Sprachniveau vor allem auf Deutsch (Englisch ist ein Bonus)
- Guter Umgang mit MS Office Software (speziell PPTX und XLSX)
- Eine gute Portion Menschenkenntnis und Menschlichkeit
You with us
Du wirst schnell zentrale operative Bereiche unserer Agentur übernehmen und die Prozesse steuern, die Projekte und Teamarbeit möglich machen. Von Ressourcenplanung und Datenpflege bis zur Kontrolle von Abwesenheiten, Finanzen und Kostenstellen hältst du die organisatorische Struktur stabil. Du koordinierst Team‑ und Projektabläufe, sorgst für klare Kommunikation, gepflegte Systeme und eine zuverlässige Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Lieferanten oder Steuerberatern. Inhalte für Team-Weeklys und interne Formate bereitest du präzise auf, um den Kern unserer Designorientierung im Team aufleben zu lassen. Im Finance‑Bereich unterstützt du Businessplan, Cashflow und Rechnungswesen, stellst vollständige Belegketten sicher und hältst unsere Prozesse sauber und termingerecht. Mit deinem Überblick, deiner Genauigkeit und deinem Gespür für Abläufe stärkst du die Leistungsfähigkeit der gesamten Agentur.
Tasks
People & Team Operations
- Steuerung zentraler Personalprozesse (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Home‑Office, Kapazitäten)
- Sicherstellung korrekter Projekt‑ und Ressourcenzuordnung im täglichen Betrieb
- Qualitätskontrolle von Projektzeiten, Überstunden und relevanten Teamdaten
- Betreuung und Pflege unserer operativen Tools (z. B. Awork) sowie Sicherstellung sauberer Prozesse
- Vorbereitung, Strukturierung und Dokumentation interner Meetings (Weeklys, Jour Fixe)
- Ownership regelmäßiger interner Formate wie Team-Weeklys und Design Nights
- Beobachtung von Arbeitsauslastung / Teamdynamiken und Ableitung organisatorischer Notwendigkeiten
Projektplanung & Staffing
- Vorausplanung und Abstimmung der Team‑Ressourcen auf Projekte, Pitches und interne Aufgaben
- Kontrolle der Projekt-Kostenstellen sowie deren korrekte Zuordnung
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs zwischen Projektmanagement, Kreation und Operations
- Pflege und Strukturierung aller projektbezogenen Ordnungs- und Clouddaten
Office & Administrative Management
- Management zentraler Kommunikationskanäle (info@, bewerbung@, invoice@)
- Regelmäßige Abstimmung mit externen Partnern: Lieferanten, Dienstleister, Steuerberater, Ämter, Krankenkassen, Lohnbuchhaltung
- Durchführung und Kontrolle von Bestellungen, Büromaterialien und administrativen Abläufen
- Pflege des internen Admin‑Ordners und aller relevanten organisatorischen Dokumente
Finance, Controlling & Accounting Support
- Einpflegen von Auswertungen und steuerrelevanten Daten in bestehende Finanz‑ und Businessplan‑Strukturen
- Abgleich von Projektkalkulationen und tatsächlichen Zahlen
- Monitoring von Cashflow, Bankbewegungen und Projektfinanzen
- Unterstützung im Rechnungswesen: Angebotserstellung, Rechnungsversand, Mahnwesen
- Verwaltung des DATEV‑Prozesses inkl. Upload aller Belege und Abstimmung mit Steuerberater
- Sicherstellung vollständiger Belegsammlungen durch Kommunikation mit Teammitgliedern
Research & Business Insights
- Aktives Markt-, Trend- und Branchenmonitoring (z. B. LinkedIn News, Agenturtrends, Wettbewerber)
- Ableitung relevanter Impulse für interne Prozesse, Teamkommunikation und agenturweite Weiterentwicklung
Context
- Aufstrebendes und wachsendes Büro mit Potenzial zum Mitgestalten
- Möglichkeit, in einem schnellen und dynamischen Arbeitsumfeld Projekterfahrung zu sammeln
- Eine wirklich starke und enge Kultur, die sich gegenseitig inspiriert und unterstützt
- Ein junges Team aus 10 Leuten und zwei flauschige Kollegen
- Schönes Büro am Gärtnerplatz mit Terrasse
- Urban Sports Club Membership
- Pensum: 40h/Woche
- Arbeitsort: Büro (Homeoffice nach Absprache möglich)
- Tools: SevDesk, DATEV, Microsoft Office, Wispr AI, Copilot, Edge, MS Teams, Awork, OneNote
- Immer mal wieder guten Kuchen
What excites us?
Kompetenz, Zuverlässigkeit, Neugier.
Fragen / Bewerbung gerne an bewerbung@designcompany.de oder hier über LinkedIn
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Benefits:
- Urban Sports Club Membership
Salary:
- MinSalary:
- MaxSalary:
- SalaryCurrency: EUR
Remote Model:
- Hybrid
Country Code:
- de
