Projektassistenz / Office-Assistenz (m/w/d) – Teilzeit 20–25 Std

Stellenbeschreibung

Die International Media Academy (IMA) in Berlin sucht eine Projektassistenz / Office-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (20–25 Std/Woche). Die Stelle umfasst organisatorische Aufgaben im Projektmanagement, Büroorganisation und Unterstützung der Geschäftsführung.

Wir arbeiten in internationalen Medien- und Trainingsprojekten und koordinieren Partner in verschiedenen Ländern.

Aufgaben

• Termin- und Kalenderkoordination, Vorbereitung von Meetings, Protokolle, Nachverfolgung von To-dos
• Reiseorganisation (Flüge/Hotels/Transfers) und Zusammenstellung der Unterlagen
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Partnern, Teilnehmenden und Dienstleistern
• Dokumentenmanagement: Ablage, Versionierung, Vorlagen, Unterschriftenläufe
• Pflege von Übersichten/Listen (Excel) und Projekttools (z.B. Monday)
• Unterstützung bei organisatorischen Prozessen, z.B. Angebote einholen und Vergleiche dokumentieren

Anforderungen

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
• Sicherer Umgang mit MS Office/Google Workspace; Excel-Kenntnisse wichtig
• Diskretion, Eigenständigkeit, schnelle Auffassungsgabe

Wir bieten

• Sinnstiftende Tätigkeit in einem internationalen Umfeld
• Flexible Arbeitsweise (hybrid möglich), kurze Entscheidungswege

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und eine kurze Motivation (5–10 Zeilen) per E-Mail an info@ima-academy.net

Bitte geben Sie Ihren möglichen Starttermin an.

Arbeitsorte

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• Rubensstr. 84, 12157 Berlin