Project & Office Administrator (f/m/x)

*** Aufgrund der Einwanderungsbestimmungen steht diese Stelle nur EU-/Schengen-Bürgern oder Kandidaten mit unbefristeter Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis offen. ***

Gebaut für Komplexität – weltweit vertraut

Kongsberg Maritime ist ein Technologiepionier, der eine nachhaltigere Zukunft für unsere Ozeane ermöglicht. Unsere integrierten Technologien bringen die maritime Industrie voran und lösen die schwierigsten Probleme unserer Kunden. Als Project & Office Administrator (m/w/d) sind Sie das operative Rückgrat unseres Hamburger Büros. Sie sind der Wegbereiter, der sicherstellt, dass unsere Projekte durch präzise Verwaltung, nahtlose Logistik und exzellente geschäftliche Unterstützung gestützt werden. In dieser Rolle schlagen Sie die Brücke zwischen kaufmännischer Präzision und operativer Agilität.

Von der Projektstruktur bis zum reibungslosen Betrieb – Ihr Einfluss

• Pflege von ERP-Projektstrukturen (MS Dynamics AX) für die Kostenstellenrechnung
• Vorbereitung und Validierung projektbezogener Daten für den Monatsabschluss
• Überwachung von Projektmeilensteinen und Durchführung der Rechnungsstellung gemäß vertraglicher Anforderungen
• Unterstützung der Projektmanager bei der Excel-Nachverfolgung und Datenprüfung
• Verwaltung der Büroadministration, einschließlich Terminplanung und Dokumentenmanagement
• Schnittstelle zur Finanzabteilung für Rechnungs- und administrative Klärungen
• Verwaltung von Bürobedarf, Verträgen, Abonnements und Versicherungsthemen
• Durchführung der gesamten Zollabwicklung für Import und Export
• Bearbeitung operativer Aufträge von Angeboten bis zum Lieferschein
• Koordination von Retouren, Reparaturen und Garantiefällen mit Lieferanten
• Überwachung der Logistik und Ersatzteilkoordination inklusive Bestandsunterstützung

Was wir Ihnen bieten – Ihr Erfolg ist unser Ziel

• Wettbewerbsfähiges Gehaltspaket inklusive jährlicher Anpassungen und Bonus
• Flexible Arbeitszeiten, hybride Arbeitsoptionen und genaue Zeiterfassung
• Fitness- und Gesundheitsleistungen, JobRad und eine solide betriebliche Altersvorsorge
• Arbeit an bedeutungsvollen, nachhaltigen maritimen Lösungen auf globaler Ebene
• Hochwertige technische Ausstattung (Laptop/Handy) sowie eine Firmenkreditkarte für Reisen
• Mitarbeiteraktienprogramm zur Teilhabe an unserem globalen Erfolg
• Kollaboratives Expertenteam mit Fokus auf professionelle Umsetzung und Exzellenz

Strategische Partnerschaften – Synergien für geschäftskritische Aufgaben

Bei Kongsberg Maritime bilden wir das technologische Rückgrat für sicherere und intelligentere maritime Abläufe. Als Administrator schaffen Sie die Umgebung, in der unsere technischen Teams glänzen können. Durch die Verbindung von präzisem Projektcontrolling, proaktivem Büromanagement und konformer Zollabwicklung sorgen Sie für die Stabilität, die für erstklassige Leistungen erforderlich ist.

Ihr Profil – und die passende Einstellung

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung: Einschlägige Erfahrung in der Projektverwaltung, im operativen Geschäft oder im Business Support
• Technische Fähigkeiten: Fundierte Excel-Kenntnisse und Routine im strukturierten Umgang mit Daten
• Systeme: Erfahrung mit ERP-Systemen (idealerweise Microsoft Dynamics AX)
• Kommunikation: Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Mindset: Strukturierte, zuverlässige und hands-on Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit

Bereit, das Kommando zu übernehmen?

Bewerben Sie sich jetzt über unsere Karriereseite oder kontaktieren Sie unser HR-Team in Hamburg für einen ersten Austausch.

HR.Germany@km.kongsberg.com (Patrick Scholz - HR & Business Support Advisor)

Wir glauben, dass Vielfalt Innovation fördert! Wir ermutigen Sie zur Bewerbung, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Ihre einzigartige Perspektive ist wertvoll für uns.

• Jobtyp: Festanstellung
• Arbeitszeit: Vollzeit
• Bewerbungsfrist: 20.06.2026
• Standort: Hamburg, Deutschland