Freelance Bookkeeper & Finance Coordinator (m/f/d)

LevelUp English ist ein in Berlin ansässiges Bildungsunternehmen, das Englisch-Projektwochen, Feriencamps und Bildungserlebnisse für Schulen und Familien in ganz Deutschland anbietet.

Da wir weiter wachsen, suchen wir eine zuverlässige und detailorientierte Person als Freelance Bookkeeper & Finance Coordinator, die uns dabei unterstützt, die finanzielle Organisation und die operative Gesundheit des Unternehmens zu erhalten.

Diese Rolle kombiniert klassische Buchhaltungsaufgaben mit einem modernen, prozessorientierten Ansatz. Wir sind besonders an jemandem interessiert, der sich für Automatisierung, KI-Tools und intelligentere Arbeitsweisen begeistert, um uns beim Aufbau einer schlanken und effizienten Finanzfunktion zu unterstützen.

Sie übernehmen die Verantwortung für die tägliche Finanzverwaltung des Unternehmens und fungieren als Bindeglied zwischen unseren internen Systemen und unserem Steuerberater.

Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass Finanzinformationen korrekt, organisiert, aktuell und leicht zugänglich sind, während Sie gleichzeitig Prozesse kontinuierlich verbessern, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzverwaltung

• Verwaltung und Pflege unseres Ausgabenmanagement-Tools Spendesk
• Organisation und Abstimmung von Belegen und Rechnungen
• Kategorisierung von Transaktionen und Sicherstellung der Vollständigkeit der Unterlagen
• Vorbereitung der monatlichen Buchhaltungsunterlagen für unseren Steuerberater
• Pflege präziser Finanzablagesysteme
• Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
• Nachverfolgung offener Rechnungen und bei Bedarf Mahnwesen
• Unterstützung bei der Cashflow-Übersicht und Berichterstattung

Prozessoptimierung & Automatisierung

• Identifizierung von Möglichkeiten zur Straffung von Finanzabläufen
• Reduzierung manueller Verwaltung durch Automatisierung und verbesserte Systeme
• Unterstützung bei der Implementierung KI-gestützter Prozesse, wo sinnvoll
• Unterstützung beim Aufbau einer modernen und skalierbaren Finanzfunktion während des Unternehmenswachstums
• Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung zur Verbesserung der finanziellen Transparenz und Berichterstattung

Koordination & Kommunikation

• Kommunikation mit Teammitgliedern bezüglich fehlender Belege und Dokumentationen
• Koordination mit unserem externen Steuerberater
• Sicherstellung, dass Finanzunterlagen organisiert und prüfungsbereit bleiben
• Gelegentliche finanzielle und administrative Unterstützung der Geschäftsführung

Qualifikation

Voraussetzungen

• Erfahrung in der Buchhaltung, Finanzverwaltung oder in der Unterstützung des Rechnungswesens
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen
• Vertrautheit mit deutschen Buchhaltungsprozessen
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten
• Zuverlässige, proaktive und lösungsorientierte Denkweise

Wünschenswert

• Erfahrung mit Spendesk, SevDesk, DATEV oder ähnlichen Plattformen
• Erfahrung in der Arbeit mit Startups, KMUs oder wachsenden Unternehmen
• Verständnis von deutschen GmbH-Strukturen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern
• Interesse an Prozessoptimierung und digitalen Systemen

Benefits

• Flexible hybride Arbeitsweise
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer und dem Führungsteam
• Möglichkeit, die Finanzverwaltung eines wachsenden Unternehmens aktiv zu gestalten
• Modernes, unternehmerisches Arbeitsumfeld
• Freiheit, Systeme zu verbessern und neue Ideen einzubringen
• Langfristige Perspektive, um gemeinsam mit dem Unternehmen zu wachsen

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören und gemeinsam eine intelligentere Finanzfunktion aufzubauen.