Executive Team Assistant

Ihre Mission

Wir suchen eine/n hochorganisierte/n und proaktive/n Executive Team Assistant/in, der/die die Verantwortung für die Unterstützung der Geschäftsleitung, die Büroorganisation und den Empfangsbereich übernimmt. Diese vielseitige Rolle kombiniert die Aufgaben einer/eines Rezeptionist/in, Büromanager/in, Managementassistent/in und Executive Support, um sicherzustellen, dass unser Arbeitsplatz reibungslos und effizient läuft, und gleichzeitig eine hochrangige Unterstützung für die Führungsebene zu bieten.

Hauptaufgaben

Administrative & Executive Support

• Unterstützung von Führungskräften bei Terminplanung, Reisen, Vorbereitung von Besprechungen und Nachverfolgung von Aufgaben.
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Korrespondenz mit Genauigkeit und Diskretion.
• Unterstützung bei der Koordination abteilungsübergreifender Initiativen und interner Kommunikation.
• Vertrauliche Informationen mit Professionalität und Integrität behandeln.

Reiseorganisation

• Koordination von nationalen und internationalen Reisen für Teammitglieder und Führungskräfte.
• Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln unter Berücksichtigung von Kosteneffizienz und Komfort.
• Erstellung detaillierter Reisepläne und Verwaltung von kurzfristigen Änderungen bei Bedarf.

Veranstaltungsplanung

• Planung, Organisation und Durchführung von Firmen- und Teamevents, Besprechungen und Feiern.
• Koordination von Logistik wie Veranstaltungsorte, Catering, Zeitpläne und Materialien.
• Einbringen von Kreativität und Liebe zum Detail, um interne und externe Veranstaltungen unvergesslich und gut organisiert zu gestalten.

Empfang & Büromanagement

• Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und Lieferanten mit Professionalität und Herzlichkeit.
• Verwaltung eingehender Korrespondenz, Anrufe und E-Mails, um zeitnahe und genaue Antworten sicherzustellen.
• Aufrechterhaltung einer organisierten, einladenden und effizienten Büroumgebung.
• Überwachung der allgemeinen Büroinstandhaltung, einschließlich Vorräten, Organisation von Räumlichkeiten und Koordination mit Lieferanten.

Catering & Facility Management

• Verwaltung des täglichen Cateringbedarfs, der Kaffeestationen und Küchenvorräte, um eine einladende Atmosphäre zu gewährleisten.
• Koordination mit Gebäude- und Facility-Dienstleistern für Wartung und Reparaturen.
• Überwachung und Verwaltung von Reinigungs-, Sicherheits- und allgemeinen Facility-Betriebsabläufen zur Aufrechterhaltung eines komfortablen und sicheren Arbeitsplatzes.

Ihr Profil

• Ausbildung: Bevorzugt Bachelor-Abschluss (Betriebswirtschaft, Kommunikation oder verwandtes Fachgebiet) oder vergleichbarer Bildungsabschluss
• Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in den Bereichen Büromanagement, administrative Unterstützung oder als Executive Assistant.
• Sprachen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich), weitere Sprachen von Vorteil (z. B. Finnisch, Rumänisch, Französisch, Spanisch)
• Fähigkeiten:
  • Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
  • Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten.
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office
  • Nachgewiesene Fähigkeit zur Veranstaltungsplanung und Logistikkordination.
  • Professionalität, Diskretion und Liebe zum Detail.
• Persönliche Eigenschaften
  • Proaktiv und lösungsorientiert.
  • Zugänglich, freundlich und serviceorientiert.
  • Flexibel und anpassungsfähig an sich ändernde Prioritäten.
  • Teamplayer, der Initiative und Verantwortung übernimmt.

Warum wir?

• Spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Schaffung eines positiven, effizienten und unterhaltsamen Arbeitsplatzes.
• Arbeiten Sie eng mit der Führungsebene zusammen und tragen Sie zur Unternehmenskultur und -betrieb bei.
• Genießen Sie Abwechslung im Arbeitsalltag – von Reiseplanung bis Eventkoordination.
• Seien Sie Teil einer kollaborativen, unterstützenden und dynamischen Umgebung.

Unsere Benefits

Wir könnten Ihnen vom kostenlosen Frühstück, den Getränken im Kühlschrank und den 30 Urlaubstagen erzählen. Oder dass flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit dazugehören. Aber ehrlich gesagt? Das ist nur Standard.

Was die Arbeit bei uns in Frankfurt besonders macht:

• Arbeiten von (fast) überall – Nehmen Sie Ihre Arbeit mit auf eine Workation und lassen Sie sich von neuen Orten inspirieren.
• Zeit für Wachstum – Ein Karriere-Framework zur Unterstützung Ihrer beruflichen und persönlichen Entwicklung mit bis zu 6 zusätzlichen freien Tagen pro Jahr für Ihre Weiterbildung.
• Social Day – Ein bezahlter Tag pro Jahr, um etwas zurückzugeben: ehrenamtliche Tätigkeit, Unterstützung einer Sache oder Teilnahme an einer Umweltveranstaltung.
• Bike-Leasing – Bleiben Sie fit und nachhaltig. Wir kümmern uns um Vertrag und Versicherung.
• Wählen Sie Ihr Extra – Entscheiden Sie sich für den Vorteil, der am besten zu Ihrem Leben passt: Fitnessmitgliedschaft, ÖPNV-Ticket, Altersvorsorge oder ein monatlicher Bonus.
• Hundefreundliches Büro – Bringen Sie Ihren vierbeinigen Kollegen mit. Stellen Sie nur sicher, dass er niemandem das Mittagessen stiehlt.

Hybrides Arbeiten ist ein natürlicher Bestandteil unserer Arbeitsweise, aber wir glauben auch an die Kraft des Zusammenkommens. Deshalb vernetzen wir uns regelmäßig im Büro – wann immer es sinnvoll ist.

Und das ist erst der Anfang. Fragen Sie uns, was Sie sonst noch erwartet!

Ihr Ansprechpartner

Senden Sie uns Ihre Bewerbung, einschließlich Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins, direkt über unser Online-Portal über die Schaltfläche „Jetzt bewerben “. Bei Fragen zögern Sie bitte nicht, Diane Djongoue zu kontaktieren. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass MATRIX42 aufgrund der aktuell gültigen EU-Datenschutzbestimmungen nur Online-Bewerbungen über das Bewerberportal im Zusammenhang mit unserem Bewerbermanagement-System annehmen kann.

Über uns

Unser Anspruch ist es, die europäische Wahl im Service Management zu sein!

Mit unserer Plattform können Kunden IT- und Geschäftsprozesse, Assets, Endpunkte und Identitäten für verbesserte Produktivität, Agilität, Sicherheit und Mitarbeitererfahrung verwalten. Durch die Ermöglichung digitaler Arbeitsumgebungen und IT-Self-Service durch ganzheitliche Integration und automatisierte Prozesse digitalisieren und automatisieren wir die täglichen Aufgaben unserer Kunden. Treten Sie unserem vielfältigen Team von 600 Fachleuten in ganz Europa bei.

Unsere High-Performer-Kultur basiert auf starken Werten (Wir lieben Kunden, Machen wir es möglich, Jeden Tag besser, Mit Respekt), wobei der Kundenerfolg oberste Priorität hat. Wir unterstützen Ihr persönliches und berufliches Wachstum und helfen Ihnen, Ihr volles Potenzial durch personalisierte Ziele zu erreichen. Begleiten Sie uns auf einer Reise, auf der Sie sowohl beruflich als auch privat erfolgreich sein können.

Wir engagieren uns für den Aufbau eines integrativen und vielfältigen Arbeitsplatzes und begrüßen Bewerbungen von allen Personen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung oder Identität.